5 conseils pour mieux s’organiser quand on est freelance

Découvrez les conseils pour mieux vous organiser quand vous êtes Freelance
Écrit par : Martin
04/02/2020 - 4 min de lecture
Sujets : Indépendants

Compliqué de s’organiser quand on est son propre patron ?  On a la solution pour vous ! Pour être un freelance libre et productif, il est primordial de bien savoir gérer son temps et s’organiser.

On vous donne donc la marche à suivre pour vous organiser efficacement, vous permettre de vous y retrouver dans vos projets et ne pas vous laisser déborder.

 

Conseil 1 pour s’organiser : La clé du succès c’est savoir différencier urgent et important

 

On a tous de nombreuses choses à faire dans la journée, mais entre envoyer sa facture à Monsieur X et racheter du liquide vaisselle, il y a tout de même une différence !

Alors pour éviter qu’une montagne de tâches s’accumulent sur votre ToDo, il va falloir les hiérarchiser.

La solution pour mieux s’organiser c’est de prioriser vos tâches en utilisant des critères comme :

  • Le temps qu’elles demandent
  • La concentration nécessaire
  • Le revenu qu’elles peuvent apporter
  • Les éventuelles ressources complémentaires qu’elles nécessitent comme l’aide d’un collaborateur.

Il est nécessaire de bien trier et ranger vos tâches dans un certaine ordre, pour savoir quelles seront les impératifs à suivre.

 

organisation freelance

 

 

N’oubliez pas de bien communiquer avec vos clients afin de savoir ce qu’il faut faire impérativement ou non.

Un conseil ? Procédez selon la matrice d’Eisenhower.

Cette méthode, très utilisée aujourd’hui, est à l’origine d’une citation de Dwight D. Eisenhower, ancien président américain : “I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

C’est à dire, que vous devez classer vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

La matrice possède 4 quadrants :

  • Le premier consiste à traiter les tâches urgentes ET importantes en priorité.
    Par exemple vous devez rendre quelques choses demain, ou si vous avez une réunion urgente, cette tâche passera avant toutes les autres. Ce seront donc toutes les tâches à échéance proche.
  • Dans le quadrant numéro 2 vous trouverez les tâches importantes mais pas urgentes que vous devez alors planifier pour être sûr(e) de les faire.
  • Le quadrant suivant vous y trouverez les tâches urgentes mais pas importantes. Ce sont des tâches que vous pouvez déléguer ou regrouper (on vous en dit plus là dessus plus bas ! ) comme par exemple le traitement de vos mails, appels téléphonique etc…
  • Et enfin dans le dernier quadrant, il y aura tous les éléments ni urgents ni importants que vous pourrez facilement abandonner (jouer sur votre téléphone, scroller sur les réseaux sociaux…).

 

Il sera donc plus facile après la réalisation de ces étapes de définir si oui ou non cette tâche peut attendre.

 

Quadrant

 

En terme d’outil vous avez le choix !

Vous pouvez décider d’utiliser des carnets ou des cahiers, mais vous pouvez aussi trouver des applications si vous préférez. Il en existe de très complètes comme : Todoist.
Il existe également des logiciels de prise de note comme : EvernoteNotion dans lesquels vous pourrez organiser vos tâches par ordre de priorité.

Devenir freelance impose donc d’avoir une certaine organisation. Il faut trouver son rythme pour ne pas prendre du retard sur vos missions et devoir bâcler quelques une de vos tâches.

Maintenant que vous avez priorisé toutes vos tâches, il vous reste plus qu’à les organiser !

 

Conseil 2 pour s’organiser : Construire votre plan d’attaque

 

Pour être productif et bien s’organiser dans une journée en tant que freelance, la règle la plus importante est de maximiser son temps.

 

s'organiser

 

 

Une fois que vous avez bien classé dans quel ordre vous allez effectuer vos différentes tâches, il serait bon de bien les organiser sur un créneau en fonction des heures auxquelles vous êtes le plus efficace.   Pour cela rien de mieux que d’écrire ce que l’on a à faire avec un semainier ou Google calendar par exemple.

Il est avantageux de commencer par faire un travail sur vous même, pour mieux vous connaître et savoir quelle sera votre heure la plus productive. Ce travail est propre à chacun !

De même il faut garder les tâches du quadrant 1 et 2 au moment de la journée où vous êtes le plus actif, concentré et productif.

Ainsi, vous saurez qu’après le repas il ne faut pas garder une tâche très importante car c’est le moment où vous aurez le moins d’énergie.  Pendant ces cycles vous pouvez vous pencher sur des tâches moins importantes et peu urgentes pour la semaine et garder les tâches du quadrant 1 et 2 pour un moment où vous serez plus concentré(e).

En outre, bien vous connaître vous permettra de savoir si vous êtes plutôt du matin ou de l’après-midi.  On a tous ce moment où le temps est long et les heures pénibles. À vous de l’anticiper !

En apprenant à vous connaître et à identifier vos périodes de productivité, vous trouverez peu à peu votre rythme en tant que freelance.

 

 

Business plan

 

Conseil 3 pour s’organiser : Optimiser votre temps

 

Ok, vous avez trouvé votre rythme.

Prochaine étape : regrouper certaine de vos actions pour éviter de perdre des heures à faire la même choses toutes les 5 minutes.

Par exemple si vous êtes actif sur les réseaux sociaux, dédiez une matiné dans votre calendrier pour planifier tous vos posts de la semaine, voir du mois !  Pour ça, de super outils existent comme : HootsuiteBuffer ou Later. Ils permettent de pré-publier vos posts, et d’avoir une vision complète de l’activité vos comptes.

En effet, si tous les jours vous devez créer un post, vous perdrez énormément de temps. À l’inverse planifier plusieurs posts vous permet de n’avoir à y penser qu’une seule fois et être entièrement consacré(e) dessus..  Et cela marche aussi pour la programmation d’envoi de mails, ou d’articles pour votre blog.

De même pour les mails, consacrez 2 ou 3 créneaux dans la journée pour les traiter plutôt que de constamment réagir à chaque nouveau mail et le laisser vous déconcentrer de la tâche en cours.

Si vous fonctionnez de cette façon, vous prendrez le réflexe d’automatiser et de grouper vos tâches assez souvent. En attendant vous pouvez prendre des notes ou faire des To do pour vous rappelez jusqu’où vous avez programmé vos publications et à quel moment il faut que vous programmiez les suivantes afin de ne pas oublier.

 

Conseil 4 : Organiser votre environnement pour plus de productivité

 

Il faut consacrer une grande importance à l’environnement dans lequel vous allez travailler. En effet freelance rime avec pouvoir travailler partout mais il y a des limites car il faut quand même un lieu calme pour favoriser votre concentration et votre productivité.

Pour ça plusieurs options s’offrent à vous :

La première, c’est de travailler chez vous.

 

teletravail

 

 

Néanmoins il vous faut un bureau pour éviter toute dispersion et faire comprendre à votre cerveau qu’il est l’heure de travailler.
L’avantage est que cela coûte peu cher, et, si vous n’avez pas le chien ou les enfants qui vous embêtent, vous serez au calme pour travailler.

Mais attention à ne pas être attiré par la télévision ou la console ! Pour cela, assurez vous que votre environnement immédiat ne regorge pas de distractions. Donc rangez la console et la télécommande et ne gardez que ce dont vous avez besoin pour travailler.

 

Le café est une option mais ne conviendra pas à tout le monde.

En effet, il faut prendre en compte que passer des coups de fil dans un lieu bruyant, ou même emmener votre ordinateur sans pouvoir le charger peut être un inconvénient pour certains. Pour d’autres, ce sera un atout puisqu’être dans un lieu public vous forcera à avancer et évitera la dérive vers votre canapé et Netflix. Cette alternative peut vous demander beaucoup de concentration ou vous donner la petite poussée nécessaire.

 

 

terrasse

 

 

Encore une fois, vous devez savoir comment vous, vous réagissez dans ce cadre là.

A l’inverse la bibliothèque est un lieu très calme et propice à la concentration. Mais si vous avez beaucoup de contacts extérieurs, il reste temporaire puisque pour contacter vos clients ou collaborateurs cela risque d’être compliqué dans un lieu aussi silencieux.

Travailler quotidiennement chez votre client est rarement privilégié car cela va l’encontre du style de vie des freelances. Mais de temps en temps, cela peut être bénéfique pour faciliter la communication et pouvoir échanger de manière informelle.

 

Coworking

 

 

Enfin l’espace de Co-Working vous permettra de communiquer et d’en savoir plus sur le monde des freelances, mais aussi d’élargir vos contacts, tout en restant productif. Cette solution est en revanche souvent très coûteuse.

 

L’environnement reste un critère important à identifier et pour choisir le plus adapté pour vous, il est essentiel de bien vous connaître.

 

Les 3 erreurs mortelles du freelance

 

Il y a certaines choses à ne pas faire pour être productif lorsqu’on est freelance.

Premièrement, se laisser entraîner par la tentation et la distraction qui vont de paire avec l’absence de cadre strict.  En effet, pour terminer vos missions dans les délais prévus, il faut absolument éviter tout objet qui pourrait attirer votre attention ailleurs que sur votre travail.

Pour rester concentré et éviter de vous faire aspirer par Internet, des outils existent. Ils vous permettront de limiter les sites sur lesquels vous pourrez être amené à être distrait. Parmi eux : FreedomRescueTimeStayFocusdDF Tube etc…

  •  Freedom et StayFocusd vont limiter votre activité sur le web, et vous évite de vous perdre sur des sites non productifs.
  • Rescuetime optimise votre productivité en mesurant le temps que vous passez sur internet.
  • Et DF Tube freine votre usage sur Youtube.

 

Ensuite, avoir un espace rangé, et organisé c’est la clé pour avancer en tant que freelance. Particulièrement si vous travaillez de chez vous ! Un bureau en bazar, la vaisselle qui traîne et des vêtements éparpillés au sol empêcheront votre cerveau de se mettre dans de bonnes dispositions pour se concentrer. Donc dès que vous avez l’impression de perdre pied ou de ne pas être productif, prenez une pause pour nettoyer votre environnement immédiat. Vous verrez que ça ira tout de suite mieux !

 

Bureau travail

 

 

Enfin, il vous est fortement déconseillé de vous dire : “ je ferai ça plus tard”. Réaliser vos missions au dernier moment et attendre que le délai soit presque dépassé pour vous y mettre n’est pas une stratégie efficace à long terme. Votre but principal est de ne pas perdre votre objectif de vue et de suivre le planning fixé !

 

Pour finir…

 

Savoir être discipliné et productif quand on a de comptes à rendre qu’à soi-même peut s’avérer compliqué, particulièrement au début ! Mais en suivant ce petit guide, vous observerez un gain de productivité au fur et à mesure jusqu’à cela devienne naturel ! Évidemment on a tous des rechutes ou des moments de doute, mais l’essentiel et de trouver les bons outils et les méthodes qui marchent pour soi.

Et surtout il ne faut JAMAIS oublier une chose : prendre du temps pour soi sans penser au travail vous aidera à recharger vos batteries et être plus efficace la prochaine fois que vous vous installerez à votre bureau !

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article !
Vous pouvez également nous suivre sur les réseaux sociaux : LinkedIn et Facebook

Abonnez-vous à notre Newsletter Nous vous partageons les tips des salariés chez Soan et l’actualité économique autour du paiement !