Comment bien facturer ses clients quand on est freelance ?

En tant que freelance, la facturation est un moment clé du processus commercial. La manière dont elle est menée va influencer votre relation avec votre client.
Écrit par : Cyril
13/04/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Indépendants

Être auto-entrepreneur, c’est être à la tête d’une entreprise d’une seule personne : Vous-même !

 

Ce qui veut dire qu’en plus de votre cœur de métier, vous devez aussi porter les casquettes de commercial, de comptable, de juriste etc.

 

C’est donc vous qui allez gérer la facturation à vos clients.

 

Or la facturation est un moment clé du processus commercial. La manière dont elle est menée va influencer votre relation avec votre client, le temps que vous allez y dédier et surtout la rapidité du paiement.

Et pour vous faciliter la vie lors de la facturation et assurer un règlement rapide de vos clients, il est bon de connaître quelques bonnes pratiques qui vous feront gagner beaucoup de temps et de tranquillité !

 

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Savoir établir une facture conforme

 

Cette étape peut paraître évidente.

Mais trop d’indépendants émettent encore des factures qui ne respectent pas la législation en vigueur.

 

Or une facture non conforme, c’est une facture qui peut être contestée, annulée, sanctionnée, ou qui devra être éditer. Et donc du temps supplémentaire avant son règlement.

 

Pour éviter les retards de paiement, il est donc important de savoir émettre une facture définitive et conforme à la loi du 1er coup.

Et pour ça il faut savoir ce que demande la loi.

 

Heureusement, les obligations légales qui s’appliquent aux auto-entrepreneurs sont plus légères que pour une entreprise classique. Mais il y en a tout de même à connaître !

 

En préambule, il faut vous assurer de bien numéroter vos factures.

 

Ensuite, votre facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Nous avons d’ailleurs tout un article qui détaille avec précision les mentions obligatoires à faire apparaître sur la facture d’un professionnel.

 

C’est l’article L441-9 du code de commerce qui précise les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture. Vous devez faire figurer sur vos factures :

  • Les noms et adresses des parties
  • La date de la vente ou de la prestation de services
  • Les quantités et dénomination précise des produits ou services
  • Le prix unitaire HT (et les réductions s’il y en a eu) ainsi que le montant total de la facture
  • La date d’échéance du règlement et les pénalités prévues en cas de retard
  • L’adresse de facturation, si elle est différente de celle du client, ainsi que le numéro du bon de commande dans le cas échéant.

 

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La question de la TVA

 

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes peut-être dispensé(e) de collecter la TVA.

Si c’est le cas, vos factures doivent le préciser et vous devez indiquer « TVA non applicable, article 293B du CGI ».

 

Pour rappel, en tant qu’auto-entrepreneur, vous bénéficiez d’une franchise de TVA par défaut jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires. Cela veut dire que vous n’avez pas à la collecter sur vos factures (et donc appliquer le montant de la TVA de 20 % sur ce que vous facturez à vos clients). Mais que vous ne la récupérez pas non plus sur vos achats professionnels.

 

Un petit rappel sur les seuils :

Pour les artisans et les professions libérales en auto-entreprise :

  • Le seuil de franchise de TVA s’élève à 34 400 € HT de CA annuel.
  • Le seuil majoré de TVA s’élève à 36 500 € hors TVA de CA annuel.

Si vous dépassez le seuil de franchise, mais que vous restez sous le seuil majoré, vous ne perdez pas immédiatement votre franchise. Cela dépendra des résultats de l’année suivante.

Pour les commerçants en auto-entreprise :

  • Le seuil de franchise de TVA s’élève à 85 800 € HT de CA annuel.
  • Le seuil majoré de TVA s’élève à 94 300 € HT de CA annuel.

Bien éditer votre facture est une première étape à la bonne facturation de vos clients.

La seconde est de mettre en place le bon système pour pouvoir générer des factures de manière fluide et rapide.

 

Créer votre système de facturation

 

Si tout se passe bien pour votre activité, vous allez devoir facturer régulièrement (et c’est un bon problème à avoir !).

 

Il est donc important de réfléchir dès le début aux moyens de faciliter le plus possible ce processus pour éviter de vous faire perdre du temps ou de ralentir la facturation (et donc le paiement).

 

Pour ça, vous devez créer un système qui vous permet de facilement réaliser les étapes clés de la facturation, c’est-à-dire :

  • Créer la facture
  • L’envoyer à votre client
  • Le relancer en cas de retard
  • Lui permettre de payer

 

Évidemment aujourd’hui, la dématérialisation des factures, échanges et paiement est plus ou moins obligatoire si vous voulez vous faire payer rapidement. Il faut que ce système soit entièrement digital et permette de facilement créer une facture électronique.

 

Pour ça plusieurs options s’offrent à vous.

 

Le fait-maison

 

Vous pouvez créer votre système “maison” à l’aide d’un tableau excel où vous assurez le suivi de vos facturations et vos relances.

En plus de ce tableau de suivi, vous devez créer des modèles de factures qui vous feront gagner un temps précieux car vous aurez simplement à changer les informations du client facturé et des montants, et non à recréer toute la facture à chaque fois.

 

Pour ça vous pouvez décider de créer un modèle vous-même, d’utiliser un outil gratuit en ligne comme Coover ou, si vous avez ouvert votre compte professionnel dans une banque pensée pour les freelances comme Shine, vous pouvez aussi utiliser les outils de facturation mis à votre disposition qui vous donnent accès à une facture type à compléter avec vos informations.

 

Ces deux derniers outils vous feront gagner du temps en remplissant automatiquement les informations client d’une facture uniquement grâce au Siren de l’entreprise.

 

Si vous êtes accompagné par un expert-comptable, vous pouvez aussi lui déléguer la facturation de vos clients ou lui demander de vous établir un modèle afin d’être sûr(e) que votre facture comporte toujours les mentions obligatoires requises par la loi.

 

Ces solutions peuvent faire l’affaire, mais vous demanderont une rigueur importante pour garder votre système en ordre. Ce sera à vous de vous souvenir des dates d’échéance, d’effectuer les relances etc.

 

L’outil spécialisé

 

Vous pouvez aussi décider de complètement déléguer cette partie à un outil de gestion financière comme Soan.

 

Utiliser un logiciel de facturation ou une plateforme spécialisée vous permettra de facturer en quelques clics, d’automatiser les relances et surtout vous permettra aussi d’offrir des facilités de paiement à vos clients comme le paiement en un clic ou en 3 fois par exemple.

 

Ce type d’avantages peut faire la différence entre une facture payée immédiatement en un clic et une facture qui traîne parce que le processus de paiement présente beaucoup de friction pour le client.

 

Le choix entre ces deux systèmes dépend de votre activité, mais si un système fait-maison peut convenir pour une petite activité de freelance, par exemple en parallèle d’un emploi, elle montre vite ses limites pour un freelance à plein temps.

Dans ce cas-là, s’équiper d’une solution de paiement clés en main est une étape incontournable vers la professionnalisation et le développement de votre activité.

 

Vous savez désormais comment facturer correctement vos clients, et comment faire en sorte que cela vous prenne le moins de temps possible afin de vous concentrer sur le reste de votre activité.

 

Pour approfondir les questions liées à la facturation, n’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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