Comment comptabiliser les notes de frais ?

Les notes de frais sont très utilisées afin de permettre à un salarié de se faire rembourser ses avances de frais. Mais du point de vue de l'entreprise, il faut savoir les gérer et comment les traiter dans la comptabilité.
Écrit par : Cyril
31/01/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Les notes de frais peuvent parfois être difficiles à intégrer dans sa comptabilité. Pour mieux les gérer et faciliter le processus, nous vous donnons toutes les informations essentielles sur la note de frais 👇

 

Note de frais : Définition

 

Une note de frais est un document que le salarié remplit lorsqu’il veut se faire rembourser des avances de frais faites dans un cadre professionnel. Elle est composée de plusieurs détails concernant la dépense effectuée. Cependant, toutes la note de frais ne conduit pas toujours à un remboursement, pour cela, il faut bien la rédiger.

 

Comment bien les rédiger ?

 

En ce qui concerne la rédaction d’une note de frais, il existe un cadre légal dans lequel les dépenses professionnelles s’inscrivent.

 

Dans un premier temps, pour que les notes de frais soient toutes recevables, il faut que l’entreprise mette en place une politique de voyage. Celle-ci doit détailler clairement le droit au remboursement. Dans quelles conditions et quels contextes le remboursement des frais avancés peut avoir lieu. Cette politique de voyage doit être accessible et rédigée dans des termes simples pour permettre à tous les collaborateurs d’en prendre connaissance rapidement.

 

Pour votre entreprise, avoir cette politique permet de refuser des remboursements en cas d’abus, en vous appuyant sur un document écrit au préalable.

 

Pour faire une note de frais, le salarié doit donc se demander deux choses :

  • Est-ce que ma dépense est dans l’intérêt de l’entreprise ?
  • Rentre-t-elle dans la politique de voyage ?

Ensuite, la rédaction de la note de frais va dépendre du type des frais professionnels engagés. 

 

Les types de frais

 

Il est essentiel de distinguer les dépenses pour mieux les comptabiliser, mais aussi, car le calcul de la TVA peut être différent selon la catégorie de frais. On classe généralement les dépenses en 5 catégories :

  1. Frais de repas : dépenses engagées dans le but de se nourrir dans le cadre des fonctions du salarié.
  2. Les frais de déplacement ou frais de transports : billets de train, d’avion, location de voiture, péages….
  3. Frais d’hébergement : les frais sont engagés dans la prise en charge que si le salarié est à plus de 50 km de son domicile.
  4. Autres frais : tous les frais liés pour justifier le déplacement professionnel qui ne rentrent pas dans les catégories ci-dessus

 

Il existe une dernière catégorie un peu particulière, les frais kilométriques :

Utilisé lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, le remboursement des frais kilométriques dépend du nombre de kilomètres parcourus, mais aussi de la puissance du véhicule utilisé (pour plus d’informations, nous vous conseillons notre article sur les frais de déplacement professionnels, vous y trouverez plus d’informations, notamment les barèmes de l’administration fiscale et un exemple d’un barème kilométrique)

 

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Comment justifier ces frais ?

 

Pour les différentes catégories, des justificatifs des frais doivent être fournis pour chaque dépense :

 

Concernant les indemnités de repas, les dépenses d’hébergement ou les autres frais, il faudra des factures ou des tickets de caisse (l’archivage des versions originales font foi pendant 10 ans). Pour les indemnités kilométriques, vous aurez besoin de carte grise du véhicule ainsi que du trajet détaillé.

 

Les méthodes de remboursement

 

Pour que l’entreprise puisse rembourser les frais engagés, elle peut utiliser deux méthodes :

 

Les frais réels.

Il s’agit d’une liste de frais engagés par le salarié accompagné d’un justificatif pour chaque dépense.

Le montant réel versé par l’employeur n’est pas soumis aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. Aucune limite n’est imposée par la loi tant que chaque dépense est justifiée.

 

Les allocations forfaitaires.

Ici, l’employeur définit un montant des frais pour les divers remboursements demandés, cela permet d’avoir un plafonds sur les frais de repas, les indemnités kilométriques etc…

Dans ce cas, le salarié n’a pas à justifier selon les frais réels. En cas de contrôle, l’employeur devra justifier la pertinence du montant défini par rapport aux situations réelles.

 

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Comment comptabiliser les remboursements de frais ?

 

De plus en plus d’entreprises passent par un logiciel comptable afin de dématérialiser toutes leurs dépenses et remboursements.

La gestion des notes de frais dans la comptabilité se fait différemment selon la catégorie de la dépense. Lorsqu’il s’agit d’un salarié, le compte crédité sera le compte 421.

 

Les frais de transports :

En ce qui concerne les frais de transports (frais de carburant, indemnités kilométriques etc…), vous pouvez faire la comptabilisation des montants dans le compte 421 sauf s’il s’agit des trajets domicile-travail.

 

Les frais de repas :

Ces frais-là sont des notes saisies dans les comptes 6256 ou 6257 

 

Les frais de logement :

Les frais de logement engagés lors d’un grand déplacement sont une note ajoutée au compte 6251. Le logement n’entre pas dans l’application de la TVA, vous pourrez donc récupérer la TVA dans vos écritures comptables.

 

Anticiper les erreurs des notes de frais

 

L’administration fiscale porte une attention particulière aux dépenses d’entreprise et surtout aux notes de frais. Voici quelques points sur lesquels vous devez être vigilant :

  • Bien appliquer l’allocation forfaitaire : elle est uniquement à destination des salariés, tous les travailleurs non salariés ne sont donc pas concernés. Par exemple, les dirigeants ne peuvent rembourser les frais via cette méthode.
  • Rembourser les frais réels sans justificatif : ces frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise, justifiés par une facture ou un ticket de caisse et être qualifiés de non exagérés.

 

Les notes de frais sont donc très importantes dans votre comptabilité, il s’agit de l’une des tâches administratives plus contrôlées par l’URSSAF ou l’administration fiscale. Le justificatif de dépense est également très important, la facturation doit être claire et détaillée. Il est aussi primordial de savoir que les remboursements de ses dépenses d’entreprise prennent parfois du temps, cela peut aller jusqu’à 30 jours lorsque les notes détaillées sont bien justifiées.

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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