Comment modifier ou annuler une facture légalement ?

Comment modifier ou annuler une facture légalement ?

Pour une entreprise, il arrive qu'une erreur se glisse dans une facture. Il va falloir réagir rapidement afin de rectifier la situation, et ce, pour ne pas nuire à votre relation professionnelle.
Écrit par : Cyril
15/06/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Trésorerie

Tous les entrepreneurs sont amenés à produire des factures clients et fournisseurs. Mais il y a des mentions obligatoires à inclure afin de rendre valide ces documents, il faut être formé à la création d’une facture en amont.

Sinon, il pourrait arriver qu’il y est une erreur de facturation, le document ne sera donc pas légal. Vous pourrez donc soit le modifier ou tout simplement annuler une facture.

Nous allons dans cet article, vous expliquer toutes les possibilités afin d’établir votre facture et si besoin de la rectifier.

 

Comment se présente un modèle de facture ? 

 

Une facture est un document permettant d’attester un achat ou une vente d’un bien ou service. C’est une pièce essentielle dans la comptabilité d’une entreprise.

L’établissement d’une facture se fait généralement en deux exemplaires et doit contenir certaines informations.

 

Les mentions obligatoires d’une facture

 

Le code général du code de commerce a établi certaines règles afin d’encadrer la pratique de la facturation.

En effet, pour être conforme, une facture doit comporter certaines données :

  • Le nom, les coordonnées du client, et de l’entreprise émettrice ;
  • La raison sociale de l’entreprise, la forme juridique, le montant du capital social et le numéro RCS ;
  • La date de la vente ou de la prestation de service, et sa date de livraison prévue ;
  • Une date d’émission et le délai de paiement accordé ;
  • Le prix unitaire hors taxes, avec une précision de remises éventuelles ;
  • La quantité et la dénomination précise des biens ou services ;
  • Le taux de pénalité exigible en cas de retard ;
  • Le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client ;
  • Un numéro de facture unique, basé sur une séquence chronologique ;
  • Le total H.T ;
  • Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

 

Si vous facturez un particulier à sa demande ou selon les marchandises que vous vendez, il sera préférable d’ajouter le montant total TTC, c’est-à-dire avec le taux de TVA en plus du total hors-taxes.

Vous le voyez, de nombreuses informations obligatoires doivent apparaître sur la facture. Sans cela, le document ne pourra pas être considéré comme valide.

 

Il peut arriver qu’une erreur se glisse au sein du document. Mais la rectification de la facture établie ne peut pas se faire comme ça. Il y a des règles à respecter.

 

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Les conséquences d’une erreur 

 

Si une entreprise ne respecte pas les obligations citées ci-dessus ou qu’il manque des données, celle-ci se verra avoir des pénalités sous forme d’amendes fiscales de 15 euros par mentions manquantes ou inexacte pour chaque facture. Ces pénalités sont plafonnées au ¼ de son montant.

L’amende peut aller jusqu’à 375 000 euros pour une personne morale et 75 000 pour une personne physique.

 

Une facture rectificative permet de modifier ou annuler une facture

 

Dès l’émission du devis jusqu’à la facture, il est possible qu’une erreur se soit glissée durant cette transaction. C’est souvent le cas lorsque les transactions se font manuellement (autrement dit par un humain), c’est pour cela que nous vous conseillons de passer par un logiciel pour votre facturation.

Chez Soan, lorsque votre devis est validé par votre client, vous cliquez sur “transformer en facture” et le tour est joué, le logiciel en ligne réalise des factures électroniques.

 

Découvrez ci- dessous comment réaliser une modification ou une annulation d’une facture grâce à la facture rectificative.

 

Comment annuler une facture ? 

 

Une erreur arrive même lorsque vous devez générer une facture. Il peut arriver de se tromper dans la numérotation ou dans la date de facturation par exemple. Même si votre facture est validée par votre client, celle-ci peut être erronée.

 

Mais délivrer une facture non conforme n’est pas possible. Pas de panique, la loi a prévu des dispositions.

 

Pour commencer, il va falloir éditer une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture en faisant référence à la facture d’origine. En effet, il est important de respecter la numérotation, car cela permet à l’administration fiscale de vérifier qu’aucune facture n’a été omise.

Un logiciel dédié à la facturation réalise ce genre de modification automatiquement.

 

Annuler ou modifier une facture pas encore acquittée

 

Une facture non acquittée intervient lorsqu’elle n’a pas fait l’objet d’un paiement. Dans cette situation, il est assez facile de rectifier l’erreur.

Il suffit de créer une facture rectificative en remplacement de la première facture. Vous pouvez donc partir du document initial en modifiant uniquement les inexactitudes ou en compléter les informations manquantes.

Une fois la facture rectifiée, vous devez l’envoyer à votre client afin de rendre nulle la première.

 

Comment annuler une facture

 

Annuler ou modifier une facture déjà acquittée

 

Si votre client a déjà procédé au paiement de la facture, ça devient plus compliqué de l’annuler ou de la modifier. Vous ne pouvez pas simplement faire une facture rectificative.

Il faudra annuler la facture d’origine pour en éditer une nouvelle, cela passera par la création d’une facture d’avoir, à laquelle on attribue une numérotation.

Elle se présente comme une facture d’annulation classique, il faudra faire figurer les références de la première.

Vous l’aurez compris, la régularisation d’une facture réglée est bien plus complexe. De plus, cela peut nuire à votre relation professionnelle avec votre client.

La facture définitive, après modification, doit être envoyée dans les meilleurs délais.

 

Délivrer des factures erronées peut faire l’objet de répercussions sur le long terme. Si lors d’un contrôle, le Fisc remarque une erreur, vous écoperez d’une amende de 15 euros par élément incorrect.

 

Pour toute situation, il n’est pas possible de faire une annulation totale de la facture en la supprimant définitivement. Les logiciels de facturation ou de comptabilité empêchent cette transaction. En revanche, il est tout à fait possible de mettre une note sur l’ensemble des factures rectificatives. Votre client pourra procéder à un nouveau moyen de paiement ou bien votre entreprise créer une facture d’acompte.

 

La comptabilisation d’une erreur de facturation

 

Une erreur de facturation survient lorsque le montant réglé diffère de celui indiquer sur la facture. Selon leur nature (charges ou produits), il faudra la comptabiliser dans les écritures comptables  :

  • Le compte 658 “Charges diverses de gestion courante” ;
  • Le compte 758 “Produits divers de gestion courante”.

 

Cela fonctionne lors des petits écarts de règlement, de quelques euros. Pour les écarts plus importants, il convient d’utiliser les comptes de charges et produits exceptionnels.

Les charges exceptionnelles se répartissent en 2 catégories :

  • Compte 671 “Charges exceptionnelles sur opérations de gestion” ;
  • Compte 675 “Charges liées aux opérations en capital”.

 

Comme vous avez pu le lire, il est donc possible de modifier une facture. Pour cela, il faudra générer une facture qui va permettre de corriger les erreurs. Mais afin de limiter au maximum les maladresses, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation.

En effet, la dématérialisation de vos devis et factures (ou bien la facturation électronique) vous permettra de réduire les erreurs. Vous pourrez éditer plusieurs factures facilement tout en veillant à leurs conformités.

 

Soan, notre solution de gestion financière tout-en-un vous permet d’éditer vos documents facilement et en conformité avec la réglementation. Vous cliquez sur les champs pré-remplis et votre facture se crée automatiquement sans être erronée. Vous retrouvez l’ensemble de vos factures d’acomptes, factures clients, factures rectificatives dans votre espace client.

En tant qu’entrepreneur, nous savons que votre temps est précieux. Grâce à notre logiciel en ligne, nous vous faisons gagner 10 heures par mois dans votre facturation.

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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