Dématérialisation des factures, étape essentielle pour l'entreprise

Un pas de plus vers l’avenir avec la facturation en ligne

Dématérialiser l’ensemble de ses processus de facturation va devenir une obligation. Et ce à partir de 2024 avec la loi de dématérialisation. Alors, il faut que les entreprises s’y préparent.
Écrit par : Cyril
31/05/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Depuis quelques années maintenant, la dématérialisation des factures est un sujet qui ne cesse de faire parler de lui. Que ce soit les petites et moyennes entreprises ou un auto-entrepreneur, tout le monde doit s’équiper d’un système de facturation fiable.

 

Certains ont très vite adopté cette habitude dans leur traitement des factures. D’autres, sont déterminés à résister le plus longtemps possible pour ne pas quitter le format papier.

Nous sommes à l’ère de la dématérialisation. Une grosse majorité de nos documents papiers tendent à être remplacés par leur version numérique pour être dématérialisés.

Et les factures ne font pas exception (factures clients, factures fournisseurs).

 

De plus, on a vu récemment à quel point le gouvernement est favorable à la transition numérique et encourage le processus de dématérialisation avec les fonds accordés aux entreprises pour les accompagner dans cette démarche. Notamment avec la mise en place du chèque France num de 500 euros qui permet de simplifier l’accès aux solutions de dématérialisation.

 

Mais qu’entendons-nous exactement par dématérialisation de la facturation ?

 

Que ce soit pour les petites entreprises françaises ou les grandes industries en passant par les administrations. Tout le monde est impacté par la dématérialisation du courrier et des procédés plus largement.

Le temps de l’envoi de la facture papier, sans oublier le fait qu’il manque bien souvent des pièces justificatives, est révolu.

 

Dématérialiser l’ensemble de ses processus de facturation va devenir une obligation. Et ce à partir de 2024 avec la loi de dématérialisation. Alors, il faut que les entreprises s’y préparent.

On entend par facture numérique, un document dématérialisé sur l’ensemble de son processus. Il est possible d’utiliser un logiciel de gestion des factures pour réaliser cette dématérialisation.

Voici le détail du processus complet :

  • Création de la facture en ligne ;
  • Envoi numérique ;
  • Signature électronique (et certificat électronique) ;
  • Paiement en ligne ;
  • Archivage.

 

Chaque étape est dématérialisée et facilite le traitement et la réception des factures. Sans oublier que cela fonctionne quand il s’agit de recevoir des factures, mais aussi lorsqu’il s’agit d’émettre des factures.

 

Plus de factures papier, plus de courrier et accessoirement la disparition de l’excuse : « Je n’ai pas reçu votre facture ».

Car oui, si la mise en place des factures électroniques s’est accélérée à ce point, c’est qu’elle comporte de nombreux avantages.

 

Dématérialiser ses factures

 

Les avantages du format électronique

 

Sécurité

 

Premièrement, les factures dématérialisées ont une bien meilleure traçabilité grâce à la forme électronique. En effet, nombreux sont les outils qui permettent d’avoir une visibilité sur les étapes de la facturation. Chaque étape est datée, confirmée et visible. Dans cette mesure, il est donc beaucoup plus difficile de frauder avec l’émission d’une facture électronique qu’avec le support-papier.

 

L’accessibilité à vos e-factures est également bien plus sécurisée que pour les factures papiers qui peuvent rencontrer de nombreux aléas.

 

En termes de sécurité, il faut garder à l’esprit que la plupart des logiciels de facturation garantissent l’intégrité et la conformité des factures. Ce qui permet d’avoir accès à un service de recouvrement en cas d’impayé et d’être aligné avec les attentes de l’administration fiscale. Mais le fait de numériser puis d’archiver des documents ne doit en aucun cas causer des problèmes de sécurité.

 

Rapidité

 

Transmettre les factures sous format électronique implique de devoir prendre en compte les obstacles physiques tels que la perte de courrier, les retards, le télétravail et tout type d’événements qui peuvent venir perturber la bonne réception des factures…

Et tout cela ne joue pas en faveur de votre trésorerie. Grâce aux factures électroniques, votre destinataire a toutes ses chances de les recevoir en temps et en heure et par conséquent, vous réduisez vos délais de paiement.

 

Efficacité

 

La digitalisation des factures représente un atout majeur en terme d’efficacité. En effet, plus besoin de soulever une pile d’archives à chaque fois que l’on vous demande une facture bien précise. En adoptant la numérisation de vos documents, une simple recherche par numéro de facture émise ou mot-clé vous permettra de mettre la main sur l’ensemble de vos envois, des factures émises au format PDF, les destinataires concernés, etc.

L’archivage électronique permet de classer l’ensemble des fichiers tout en les protégeant, le tout à portée de main. Sans oublier qu’elles sont téléchargeables au format PDF, et ce, avec une lisibilité irréprochable.

 

En outre, la facturation numérique offre souvent une automatisation de certaines tâches récurrentes comme le remplissage des informations lorsqu’il s’agit d’un client récurrent, l’affichage des mentions obligatoires, etc.

 

Réduction des frais d’entreprise

 

Un élément dont on parle moins et dont on a peu conscience, c’est le coût que représente le support papier pour une entreprise qui n’est pas digitalisée. C’est environ 3 % à 5 % du chiffre d’affaires, c’est beaucoup ! En passant à la facture électronique, vous observerez une réduction des coûts considérable.

Cela fait partie des solutions qui peuvent pousser une entreprise à mettre en place cette digitalisation.

 

L’ensemble de ces éléments représente une opportunité et des enjeux de taille pour tout type d’entreprises.

C’est la raison pour laquelle, en tant que spécialiste des impayés et des retards de paiement, nous ne pouvons que vous encourager à faire cette transition numérique. En passant par une plateforme spécialisée, vous assurez un contrôle de la facturation optimal. Vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

 

Encart ressources Business plan

 

Mais alors, comment faire ?

 

On sait à quel point il peut être difficile de changer tout son processus de facturation lorsque cela fait des années qu’il est bien établi. Cela implique de changer ses habitudes et, potentiellement, de devoir impliquer ses collaborateurs dans ce changement.

Mais au vu des avantages que ce changement représente, franchir le cap en vaut la peine.

 

Gardez à l’esprit que tout est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît et surtout, plus simple que le processus que vous avez déjà. C’est un gain de temps considérable pour vous et vos collaborateurs.

Pour mettre en place la digitalisation de votre facturation, le plus simple est de se tourner vers des outils de facturation en ligne.

 

Comment choisir sa solution de dématérialisation ?

 

Comme dit plus haut, pour une partie des entreprises, cette obligation de passer aux factures électroniques est difficile. En effet, ces dernières sont habituées à une manière de fonctionner, avec leurs factures papiers et un système de signature à la main.

C’est pour cela que des plateformes sont spécialisées dans la dématérialisation des factures.

Que ce soit pour les devis fournisseurs et les factures clients, ou encore la pré-comptabilité. Ce sont des services qui apportent une réelle plus-value aux entreprises.

 

Si vous avez l’habitude de travailler avec des acteurs publics, vous devez peut-être connaître le portail Chorus Pro. Il fait partie des prestataires agrémentés de l’administration fiscale pour la réception des factures électroniques de la part des fournisseurs.

 

La plupart du temps, ils intègrent la création des factures, leur gestion, les relances automatiques, le suivi en temps réel des étapes de votre facturation et parfois même, un accès à du recouvrement et au paiement Open Banking.

Une solution fiable telle que Soan met à votre disposition toutes ces possibilités, le tout sur une seule et même plateforme en ligne.

 

Notre mission est d’aider les entreprises à se faire payer dans les délais et leur permettre d’accéder à du recouvrement en cas d’impayés.

Toute la gestion des factures se fait à partir de la plateforme et garantie des factures conformes.

 

Pour approfondir les questions liées à la gestion d’entreprise, n’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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