Un pas de plus vers l’avenir avec la facturation en ligne

Depuis quelques années maintenant, le sujet de la facture électronique ne cesse de faire parler de lui. 
Ecrit par : Nanglade
31/05/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Depuis quelques années maintenant, la dématérialisation des factures est un sujet qui ne cesse de faire parler de lui.

Certains ont très vite adopté cette habitude dans leur traitement des factures. D’autres, sont déterminés à résister le plus longtemps possible pour ne pas quitter le format papier.

 

facture en ligne

 

Nous sommes à l’ère de la dématérialisation. Une grosse majorité de nos documents papiers tendent à être remplacés par leur version numérique pour être dématérialisés.

Et les factures ne font pas exception (factures clients, factures fournisseurs).

De plus, on a vu récemment à quel point le gouvernement est favorable à la transition numérique et encourage le processus de dématérialisation avec les fonds accordés aux entreprises pour les accompagner dans cette démarche. Notamment avec la mise en place du chèque France num de 500 euros qui permet de simplifier l’accès aux solutions de dématérialisation.

 

Mais qu’entendons-nous exactement par dématérialisation des factures ?

 

On entend par dématérialisation des factures l’ensemble du processus de facturation qui se fait électroniquement, grâce à des solutions de dématérialisations, de l’émetteur au récepteur :

  • Création de la facture en ligne
  • Envoi numérique
  • Signature électronique (et certificat électronique)
  • Paiement en ligne
  • Archivage

Chaque étape est dématérialisée et facilite le traitement et la réception des factures. Sans oublier que cela fonctionne quand il s’agit de recevoir des factures, mais aussi lorsqu’il s’agit d’émettre des factures.

Plus de factures papier, plus de courrier et accessoirement la disparition de l’excuse « Je n’ai pas reçu votre facture ».

Car oui, si la dématérialisation des factures (donc la facturation électronique) s’est accélérée à ce point, c’est qu’elle comporte de nombreux avantages.

 

Les avantages du format électronique

 

Dématérialisation des factures : la sécurité

 

Premièrement, les factures dématérialisées ont une bien meilleure traçabilité grâce au format numérique. En effet, nombreux sont les outils qui permettent d’avoir une visibilité sur les étapes de la facturation. Chaque étape est datée, confirmée et visible. Dans cette mesure, il est donc beaucoup plus difficile de frauder avec une facture émise électroniquement qu’avec le support-papier.

L’accessibilité à vos e-factures est également bien plus sécurisée que pour les factures papiers qui peuvent rencontrer de nombreux aléas.

En termes de sécurité, il faut garder à l’esprit que la plupart des logiciels de facturations garantissent l’intégrité (l’intégrité du contenu) et la conformité des factures. Ce qui permet d’avoir accès à un service de recouvrement en cas d’impayé ou et d’être aligné avec les attentes de l’administration fiscale.

 

Dématérialisation des factures : la rapidité

 

Émettre une facture sous format électronique implique de devoir prendre en compte les obstacles physiques tels que la perte de courrier, les retards, le télétravail et tout type d’événements qui peuvent venir perturber la bonne réception des factures… Et tout cela, ne joue pas en faveur de votre trésorerie. Grâce à la e-facture, votre destinataire à toutes ses chances de la recevoir ses factures en temps et en heure et par conséquent, vous réduisez vos délais de paiement.

 

Dématérialisation des factures : l’efficacité

 

La digitalisation des factures représente un atout majeur en terme d’efficacité. En effet, plus besoin de soulever une pile d’archives à chaque fois que l’on vous demande une facture bien précise. En adoptant la numérisation de vos documents, une simple recherche par numéro de facture émise ou mot-clé vous permettra de mettre sur l’ensemble de vos envois, des factures émises au format pdf, les destinataires concernés etc… L’archivage électronique permet de classer l’ensemble de fichiers et de les classer, protéger. Tout est à portée de main. Sans oublier qu’elles sont téléchargeables au format pdf, et ce, avec une lisibilité irréprochable.

En outre, la facturation numérique offre souvent la possibilité d’automatiser une partie des tâches récurrentes. Elle permet aussi le remplissage des informations lorsqu’il s’agit d’un client récurrent, l’affichage des mentions obligatoires etc…

 

Réduction des frais d’entreprise

 

Un élément dont on parle moins et dont on a peu conscience, c’est le coût que représente le support papier pour une entreprise qui n’est pas digitalisée. C’est environ 3 % à 5 % du chiffre d’affaires, c’est beaucoup ! En passant à la facture électronique, vous observerez une réduction des coûts considérable.

L’ensemble de ces éléments représente une opportunité et des enjeux de taille pour tout type d’entreprises.

C’est la raison pour laquelle, en tant que spécialiste des impayés et des retards de paiement, nous ne pouvons que vous encourager à faire cette transition numérique.

 

Mais alors, comment faire ?

 

On sait à quel point il peut paraître difficile de changer tout son processus de facturation lorsque cela fait des années qu’il est bien établi. Cela implique de changer ses habitudes et potentiellement, de devoir impliquer ses collaborateurs dans ce changement.

Mais au vu des avantages que ce changement représente, franchir le cap en vaut la peine.

Gardez à l’esprit que tout est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît et surtout, plus simple que le processus que vous avez déjà.

C’est un gain de temps considérable pour vous et vos collaborateurs.

Pour mettre en place la digitalisation de votre facturation, le plus simple est de se tourner vers des outils de facturation en ligne.

La plupart du temps, ils intègrent la création des factures, la gestion des factures, les relances automatiques, le suivi en temps réel des étapes de votre facturation et parfois même, un accès à du recouvrement et au paiement Open Banking.

Soan met à votre disposition toutes ces possibilités à travers sa solution en ligne.

Notre mission est d’aider les entreprises à se faire payer dans les délais et leur permettre d’accéder à du recouvrement en cas d’impayés.

Toute la gestion des factures se fait à partir de la plateforme et garantie des factures conformes.

Nous nous ferons un réel plaisir de vous accompagner dans cette démarche, peu importe votre type d’entreprise (TPE, PME, entreprise privée, prestation de service, etc…). Vous avez la possibilité de programmer une prise de contact pour que l’on puisse vous guider au mieux selon vos attentes.

 

Formulaire de contact ici

 

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