Difficultés de paiement fournisseurs des CHR, Soan à la solution

Quand il s'agit de payer ses fournisseurs ou de se faire payer, les délais sont importants afin de maintenant une trésorerie stable et ne pas mettre en péril l'activité de l'entreprise.
Écrit par : Cyril
22/11/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

 

Le secteur des CHR (Café-Hôtellerie-Restauration) est confronté à de nombreux problèmes. L’un des souhaits pour toutes ces TPE et PME est de pouvoir mettre en place des logiciels de gestion d’entreprise. Que ce soit pour gagner du temps ou afin d’établir une meilleure gestion comptable et de leur facturation. Ces gérants souhaitent des outils pour leur permettre de mieux piloter leur activité.

 

Payez ses fournisseurs à temps, un vrai casse-tête

 

Du point de vue des CHR

 

Les acteurs du marché de la restauration et de l’hôtellerie se doivent de mettre en place des solutions afin d’optimiser au mieux leurs gestions. Que ce soit des grandes chaînes hôtelières ou des petites entreprises, elles sont toutes confrontées au même problème. Celui de devoir régler leurs fournisseurs dans les temps, ni trop tôt pour ne pas mettre en péril leur comptabilité et ni trop tard afin de ne pas compromettre la relation avec leurs prestataires.

 

Les différentes entreprises sont amenées à travailler avec de nombreux fournisseurs, qu’importe le secteur. C’est pour cela qu’il est nécessaire d’intégrer des systèmes de gestion complets. Les différentes structures hôtelières et de restaurations doivent gérer un nombre important de factures fournisseurs. Ce qui peut représenter selon la taille de l’entreprise, l’embauche d’une personne dédiée à la gestion et à la conception des écritures comptables.

Cette mauvaise gestion financière peut engendrer un manque de visibilité de la trésorerie globale de l’entreprise. Plus l’activité des enseignes hôtelières est large, plus elle aura de fournisseurs à gérer. Et cela peut devenir très vite complexe.

De par le secteur d’activité qui demande déjà beaucoup de travail, une structure hôtelière et touristique voudra limiter sa perte de temps et avoir une visibilité claire et rapide sur ses flux de trésorerie.

 

Du point de vue des fournisseurs

 

De leurs côtés, les fournisseurs doivent également disposer d’outils qui permettent de gérer leurs activités. Le but pour eux est de pouvoir livrer leurs clients dans les temps afin de respecter les délais. De ce fait, les hôteliers et restaurateurs pourront les régler directement après la livraison.

Un progiciel de gestion des affaires est nécessaire afin de mettre en place une organisation efficace.

Un fournisseur travaille avec plusieurs établissements donc il peut être amené à travailler avec un progiciel de facturation afin de se concentrer sur son activité principale.

 

Une gestion de la relation client est aussi importante que ce soit un professionnel du secteur de l’hôtellerie et de la restauration que pour un fournisseur. Il faut entretenir cette relation afin de perdurer dans le temps.

 

Les spécificités de la facturation du secteur

 

Il est important de faire la différence entre les notes de frais et une facture fournisseur. Ce sont deux justificatifs de paiement, mais qui ont chacun leurs spécificités.

 

La note de frais

Ce document à destination des clients particuliers est une facture de restaurant dans sa globalité, sans rentrer dans les détails. Cette note est un justificatif de la tarification pour un client, mais n’est obligatoire qu’à partir de 25 €. Le client peut toutefois en faire la demande pour n’importe quel montant. Son fond et sa forme sont régis par des conditions relatant les arrêtés du 8 juin 1967.

 

La facture fournisseur

Ce document établi par le professionnel, conçu pour gérer la partie comptable, juridique et commerciale d’une prestation. Elle doit être conservée et peut être demandée à tout moment pour justifier une prestation. C’est pour cela que sur le marché de l’hôtellerie et de la restauration, beaucoup d’entreprises font appels à un expert-comptable afin de s’occuper de cette partie.

 

La facture est établie par le professionnel à destination de son fournisseur afin de garder une trace physique des conditions du service rendu entre les deux parties. Cela permet de gérer les ventes et les encaissements afin de faciliter la comptabilité.

 

À savoir : Cette facture peut être émise par le fournisseur du restaurant qui le livre en matières premières et autres équipements. Qu’importe l’émetteur, le processus reste identique.

 

Les différents taux de TVA à appliquer dans ses factures

 

Dans le secteur des CHR, il n’y a pas un taux fixe pour l’ensemble des produits. Il faut donc tous les connaître afin de l’adapter en fonction de la facture.

Les trois principaux taux sont :

  • Le taux à 10 % :
    • Concernant les produits alimentaires qui sont consommés sans délais (à emporter / à livrer / à consommer sur place / prestation de traiteur)
  • Le taux à 5,5 % :
    • Concernant les produits alimentaires conditionnés qu’il est possible de conserver et de consommer plus tard.
  • Le taux à 20 % :
    • Concernant toutes les boissons alcoolisées.

 

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Soan est là pour vous aider

 

Nous avons eu l’occasion de participer au salon FoodHôtelTech à Paris les 9 et 10 novembre derniers. Durant ce dernier, nous avons pu constater que les acteurs de ce marché étaient confrontés à de vraies problématiques. La plupart d’entre eux multiplient les outils afin de gérer leurs activités. Ils ont par exemple plusieurs outils de gestion comme un logiciel de comptabilité ou encore juste un accès à un cloud partagé.

Certains utilisent un progiciel ERP. C’est une solution de données centralisée qui améliore la gestion et les performances de l’entreprise tout en optimisant les coûts.

 

Cependant, la multiplication des solutions est une perte de temps dans la gestion hôtelière et d’un établissement, et cela décuple les potentiels erreurs et retards.

L’utilisation d’un outil en mode SaaS permet une gestion globale de son activité avec pour objectif un gain de temps. L’intégration de différentes fonctionnalités rend notre outil complet et totalement intuitif d’utilisation.

Vous pourrez facilement l’intégrer dans votre quotidien et vous permettra de payer vos fournisseurs, d’être payer par ces derniers. Une option d’envoi de relances automatiques permet d’optimiser le temps entre la réalisation de la prestation et l’encaissement.

Pour le côté fournisseur, le système d’approbation permet de faciliter le traitement des factures. Partons d’un exemple précis, un chef de service peut passer jusqu’à 10 h par semaine à relire les factures, et par la suite valider le paiement via notre plateforme.

 

Vous pilotez votre entreprise grâce à un tableau de bord collaboratif avec une ergonomie claire pour faciliter votre gestion du temps.

Nous venons d’ajouter une fonctionnalité, l’OCR (Optical Character Recognition) qui permet de remplir automatiquement les champs venant d’une facture. Ceci toujours dans l’objectif de faire gagner du temps aux professionnels.

Découvrez nos solutions qui faciliteront votre métier.

 

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