Documents comptables : Quels sont les éléments obligatoires ?

La complexité de l'univers comptable peut devenir un casse-tête pour de nombreux professionnels. Il y a de nombreux éléments comptables obligatoires à fournir afin de respecter la loi.
Écrit par : Cyril
01/12/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Trésorerie

Lorsque vous êtes un commerçant, physique ou moral, il peut parfois s’avérer difficile de s’occuper de certains domaines de votre profession comme tenir une comptabilité par exemple. Pour autant, c’est une obligation légale de présenter ses comptes.

 

Dans cet article, nous abordons les différents documents comptables obligatoires afin d’être en règle. Nous verrons de quoi ces documents sont composés, qui peut les tenir et comment peut-on avoir une bonne tenue de comptabilité pour faire face à ses obligations comptables.

 

Notre but ici n’est pas de vous assommer avec des mots que personne ne comprend, mais de démocratiser ce domaine et de le rendre plus simple à aborder. C’est pourquoi, nous définirons chaque mot du secteur.

Cet article vous aidera à être prêt pour entamer une nouvelle année sereinement !

 

Les documents comptables obligatoires

 

Pour commencer, qu’est-ce qu’un document comptable ?

 

De manière très simple, un document comptable est un ensemble d’informations comptables réunies. Cela peut aller de la facturation aux déclarations fiscales en passant par vos relevés. C’est un terme qui regroupe beaucoup d’autres supports d’informations comptables.

 

Les documents comptables peuvent parfois être légèrement compliqués à lire et à analyser. Pour mieux les comprendre, il est possible que vous ayez besoin de base comme le bilan comptable ou encore le compte de résultat. Tous ces documents ont aussi vécu une dématérialisation et se font donc majoritairement en ligne, plus besoin de tout avoir sur papier (c’est déjà assez difficile comme ça vous ne trouvez pas ?).

Ils ont pour objectif de déclarer votre situation financière à l’État, de mieux gérer votre trésorerie (d’ailleurs chez Soan nous sommes très forts dans ce domaine 😉). Enfin, de pouvoir anticiper vos futurs investissements ou achats.

 

Ces documents sont donc à mettre à jour tous les ans en respectant les échéances. Ils sont vérifiés chaque année par un cabinet d’expertise comptable. Cela veut dire que nous faisons une présentation des comptes annuels à un expert-comptable qui va venir analyser tous ces documents et va faire ce que l’on appelle une expertise comptable ou audit. Autrement dit, il va juger si vous êtes en règle ou non pour pallier d’éventuels contrôles fiscaux.

 

Cet expert-comptable justement, quels documents veut-il vérifier exactement ?

On vous a fait la liste ici 👇

 

Le livre-journal

Le livre-journal est un recueil où est recensé de manière chronologique chaque action liée au patrimoine d’une entreprise. Tenir un livre-journal de façon informatisée à pour objectif de répondre rapidement à la demande d’un contrôle rapide par une institution financière (administration fiscale ou autre). Le livre-journal regroupe généralement plusieurs livres

  •  le livre-d’achat dans lequel sont saisies les factures d’achats et note de frais,
  • le livre-journal de vente où figurent les factures de ventes,

 

Tous ces justificatifs saisis deviennent des pièces comptables.

  • le livre de banque : Les opérations de banque émises ou reçues (virements, prélèvements ou paiements cb, avec Soan par exemple 😉),
  • le livre-journal des opérations diverses.

 

Toutes ces opérations sont appelées écritures comptables et saisies suivant un plan comptable propre à chaque entreprise.

On peut aussi y ajouter le livre d’inventaire mais il n’est plus obligatoire depuis le premier janvier 2016 (cependant procéder à un inventaire physique tous les ans est toujours obligatoire).

 

Le livre d’inventaire

Comme dit ci-dessus, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Cependant, il est utile d’établir un bilan et de savoir en temps et en heure les produits dont vous disposez. Ce document permet de mieux gérer sa comptabilité et d’établir des prévisionnels pour anticiper des évènements futurs (les fêtes de fin d’année par exemple)

 

Le bilan comptable

C’est un document rédigé à la clôture de l’exercice comptable. Il fait état de la santé financière de l’entreprise à un instant donné. On y trouve les actifs et passifs de l’entreprise (ses possessions en matière d’immobilisations par exemple) et ses créances. Pour que ce document soit certifié, il est généralement analysé par un commissaire aux comptes (ils ont des cabinets ou des compagnies comme les experts-comptables). Il fait partie des documents qui doivent être conservés pendant 10 ans après certification.

 

Le compte de résultat

En annexe du bilan comptable, on fait un compte de résultat. Ce document se fait pendant un exercice comptable et a pour vocation de mettre en avant les bénéfices ou les déficits d’une entreprise. Il est présenté à de futurs investisseurs pour qu’ils analysent la santé financière de l’entreprise.

 

Le grand-livre comptable

Un grand livre regroupe l’ensemble des comptes qui ont été utilisés par l’entreprise dans le cadre de la tenue de sa comptabilité. C’est dans ce document qu’est retranscrit le livre-journal, accompagné de tous les autres documents cités ci-dessus. Il doit y avoir dessus chaque transaction qu’a faite l’entreprise durant l’année en cours. C’est le Big Boss de la comptabilité !

 

documents-comptables

 

Dans les grands livres comptables, les transactions sont souvent écrites comme-ci :

  • Date de l’opération
  • Numéro de compte
  • Intitulé du compte
  • Libellé de l’opération
  • Référence de l’opération
  • Montant et sens de la transaction
  • Journal de comptabilisation de l’opération
  • Code du lettrage

 

Le grand-livre comptable est un document à conserver pendant 10 ans minimum. Il est souvent informatisé.

 

Les obligations du comptable

 

Lorsque la comptabilité est tenue en interne, le service est obligé de tenir ces documents à jour et de les soumettre chaque année à une expertise. Plus la comptabilité est régulière, plus l’entreprise pourra se projeter et grandir. Le service se doit de conserver les pièces justificatives et tous les documents concernant la tenue des comptes pendant 10 ans après clôture de l’exercice comptable.

Dans certains cas, le comptable s’occupe aussi de la partie sociale de l’entreprise, et auquel cas tenir des registres obligatoires tel que le registre unique du personnel.

 

Vous savez tout et vous avez maintenant toutes les clés pour réussir votre exercice comptable !

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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