Durée de conservation des factures en entreprise : que dit la loi ?

Il est nécessaire pour une entreprise de conserver toutes ses factures afin de garder un suivi de ses activités. Et quelles sont les sanctions possibles. On vous dit tout !
Écrit par : Cyril
27/10/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Parmi toutes les obligations qui naissent lorsqu’on dirige une entreprise, la conservation des factures n’est pas la 1ère à laquelle on pense.

Pourtant, il s’agit d’un sujet structurant pour une société et un manquement peut entraîner de lourdes sanctions.

Mais combien de temps conserver des documents ? Quels documents doivent être conservés pendant ces délais ? Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation ?

On vous résume tout ce que vous devez savoir pour être en règle.

 

Pourquoi conserver ses documents ?

 

La première question qui peut être posée est pourquoi doit-on conserver des documents pendant une certaine durée ?

 

Il faut bien comprendre qu’un certain nombre de documents créés, reçus et envoyés au cours de l’activité quotidienne de l’entreprise sont des pièces comptables et ont une valeur juridique.

Des documents comme les factures clients ou les preuves de paiement sont autant de pièces justificatives qui peuvent être utiles auprès de l’administration fiscale.

 

Ces pièces comptables peuvent aussi donner le droit à une réduction de TVA , et sont donc nécessaires à la fois pour l’obtenir, mais aussi pour en justifier le bien fondé auprès de l’administration.

 

Mais surtout, tous ces documents doivent être conservés durant une certaine durée afin de pouvoir faire face à un contrôle de la part de l’administration fiscale.

 

Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal

C’est le cauchemar de tout chef d’entreprise. La mauvaise nouvelle qui gâche un vendredi matin ensoleillé.

Un contrôle fiscal est une opération menée par des agents administratifs dans le but de vérifier la régularité des comptes d’une entreprise.

C’est un peu l’interro surprise des entrepreneurs et des comptables.

Durant ce contrôle, l’administration va vérifier la concordance des déclarations comptables avec la réalité des faits.

Elle compare par exemple le bilan comptable d’une entreprise à la déclaration effectuée pour le paiement des impôts ou à sa déclaration de TVA.

Le but de ce contrôle est de décourager la fraude et de punir les entreprises ayant falsifié leurs déclarations.

En cas d’infraction, l’entreprise peut subir une lourde amende fiscale ou, en cas de fraude grave, peut voir le contrôle donner lieu à une action en justice et à des sanctions pénales.

 

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Face à la perspective peu engageante d’une sanction administrative. Vous voulez probablement dès à présent mettre de l’ordre dans vos documents. Mais encore faut-il savoir ce que vous devez garder et le délai de conservation pour chaque document.

 

Quels documents conserver et pour combien de temps ?

 

Les durées de conservation des documents varient beaucoup en fonction de leur importance.

Ils peuvent aller d’un an (comptabilisation des horaires des salariés) à 30 ans (contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers) !

 

C’est donc une bonne chose de faire le tri dans les délais de conservation des documents afin de faciliter votre archivage.

 

En voici quelques-uns importants à connaître :

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Sanctions en cas de non-conservation

 

Vous connaissez maintenant le délai de conservation des documents les plus importants pour votre entreprise.

Mais peut-être vous en manquent-ils ? À quoi devez-vous vous attendre en cas de contrôle fiscal s’il vous manque des documents ?

 

L’administration fiscale est assez sévère en cas d’absence d’un document, peu importe votre raison (comme à l’époque du CE1, l’excuse “mon chien a mangé ma facture” fonctionne assez peu…).

 

L’article 1734 du code général des impôts prévoit qu’une amende de 10 000 €. Cette dernière peut être appliquée en cas d’absence ou de destruction des documents demandés avant la fin du délai de prescription.

 

Toutefois, si vous avez une excellente raison de ne pas avoir un document et que l’administration fiscale n’en tient pas compte. Il vous sera possible d’utiliser les voies de recours amiables afin de faire entendre votre cas.

 

Papier ou numérique : quel format privilégier

 

Conserver les documents comptables de votre entreprise pendant des années peut vite vous mettre face à un problème de stockage !

Non seulement les documents-papier prennent rapidement beaucoup de place. Mais sont aussi fragiles et peuvent s’abîmer avec le temps (humidité, incendie etc…).

 

Heureusement depuis 2017, il est possible de procéder à la numérisation des documents afin de les stocker de manière dématérialisée.

 

Mais pour ça, vous devez respecter quelques règles.

 

Il faut notamment que les copies soient créées dans des conditions permettant la reproduction à l’identique des documents originaux (couleurs inclues).

Le fichier ne doit pas subir de traitement d’image, et en cas de compression, aucune information ne doit être perdue.

 

La numérisation des factures doit être documentée et contrôlée en interne afin de s’assurer que les documents restent accessibles, lisibles et conformes à la législation.

 

Enfin les documents doivent être conservés au format PDF, horodatés et être assorti d’un moyen permettant de les authentifier comme :

  • un cachet serveur fondé sur un certificat conforme
  • une empreinte numérique
  • une signature électronique fondée sur un certificat conforme

 

La numérisation de vos factures n’est donc pas une mince affaire.

Une bonne manière d’éviter la complexité d’un tel chantier est de facturer électroniquement vos clients dès le début avec un outil comme Soan.

Les factures sont directement dans un format numérique conforme et sont toujours facilement accessibles en cas de contrôle.

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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