Devenez un maître de la facturation !

Toute entreprise est soumise à l’obligation de facturation lorsqu’elle vend des produits ou propose des prestations de services à des clients.
Ecrit par : julien
20/08/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

De nombreuses autres règles encadrent l’émission de facture. Soan vous conseille sur toutes les petites choses liées à la législation et la facturation.

 

Législation et facturation

 

L’une des plus importantes obligations imposées par la législation concerne la numérotation des factures.

En effet, le Code de Commerce et le Code Général des Impôts précisent dans le point 7 de l’article 242 nonies A que chaque facture doit présenter « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ».

En assurant une vision exhaustive de l’ensemble des factures, cette numérotation permet de faciliter la vérification par l’administration fiscale en cas de contrôle et ainsi de repérer les irrégularités.

 

Un numéro unique

 

À chaque facture son numéro. Impossible d’émettre deux factures différentes qui auraient le même numéro de facturation. C’est tout simplement interdit.

 

Une séquence chronologique

 

Lorsque vous éditez vos factures, leurs numéros doivent suivre un ordre logique et temporel. Sachant qu’une facture doit être établie au moment de la vente ou de la prestation de service.  Cet ordre chronologique permet de retracer en détail l’activité de l’entreprise.

Exemple :

F0011, F0012, F0013 …

À savoir : la législation ne précise rien quant au point de départ de la numérotation. Pour ne pas faire savoir à votre clientèle que vous venez de débuter et asseoir une certaine crédibilité vous pouvez démarrer votre numérotation à 50, à 100 ou à plus.

 

Facturation : une séquence continue, au fur et à mesure

 

Aucune faille dans le numéro de facturation n’est tolérée. On ne peut admettre d’éditer les factures F0014 et F0016 sans l’existence d’une facture F0015. Il n’est pas non plus possible de créer la F0015 ultérieurement.

 

Un préfixe temporel

 

Pour faciliter l’organisation de votre comptabilité gestion en interne vous avez le droit d’utiliser des préfixes temporels pour numéroter vos factures.

Il n’est pas rare que les entreprises utilisent des préfixes annuels ou mensuels pour simplifier la classification année par année.

Exemple :

F2021-0016 pour une numérotation avec préfixe année + numéro de facture

F2021-08-0016 pour une numérotation avec préfixe année + mois + numéro de facture

 

Législation et facturation : une distinction entre les types de factures

 

La législation autorise certaines entreprises à établir une numérotation de facture via des séries distinctes.

C’est notamment le cas pour :

  • une entreprise qui effectue son activité sur différents sites,
  • une société qui commercialise ses produits pour différents types de clientèle
  • une entreprise qui propose différentes offres : des marchandises + des services

En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir justifier l’intérêt de ces distinctions par rapport à ses conditions d’exercice.

Exemple :

D0017 pour la clientèle de type 1, E0017 pour la clientèle de type 2

 

Législation et facturation : les autres règlementations à connaître pour être en règle avec la loi

 

Les mentions obligatoires

 

La facture étant à la fois un document juridique et commercial, elle doit comprendre un certain nombre d’informations pour être considérée règlementaire.

Parmi ces mentions obligatoires on retrouve entre autres : la dénomination du client, le numéro de siret ou de siren de l’entreprise, le Numéro de TVA intercommunautaire, le prix unitaire pour le produit, le total hors-taxe et ttc, les délais de paiement autorisés et les pénalités en cas de retard de paiement ….

Vous n’êtes pas sûr d’être à jour au niveau des mentions obligatoires ?

 

legislation-et-facturation

 

 

La numérotation des factures d’acompte

 

Les factures d’acompte permettent de recevoir des versements partiels avant la finalisation d’un contrat.

En vertu de l’article 289 du CGI, elles sont soumises, elles aussi, à la législation en matière de numérotation, même si elles peuvent avoir leur propre série distincte.

Exemple :

FAC0017, FAC0018 …

Cette règlementation s’applique également sur les factures d’avoir client

 

La numérotation des devis

 

La loi ne prévoit pas d’obligation spécifique quant aux devis mis en place par une entreprise. Aussi, elle peut les gérer comme elle le désire, avec ou sans numérotation.

 

La suppression des factures

 

Il est formellement interdit par la loi de supprimer une facture éditée et ainsi de créer une brèche dans les numéros de facturation.

Si vous avez absolument besoin de faire des modifications, vous devez éditer une facture d’avoir qui viendra corriger votre facture initiale.

 

La conservation des factures

 

La législation stipule des délais durant lesquels l’entreprise doit conserver les factures liées à son activité :

  • 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, selon le Code de Commerce
  • 6 ans après leur date d’émission ou leur inscription dans les livres ou registres comptables de la société, selon le CGI.

 

Législation et facturation : anticiper dès aujourd’hui l’obligation de dématérialisation

 

D’ici 2023-2025 toutes les entreprises devront progressivement passer à une facturation électronique suite à la loi de finances 2020.

L’objectif principal de cette mesure est de lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA et de simplifier la collecte auprès des entreprises.

Beaucoup d’entreprises ne sont pas encore équipées de logiciel de facturation et de comptabilité. Elles continuent d’éditer leurs factures manuellement et de transmettre le tout par courrier. Néanmoins, elles devront s’adapter petit à petit.

Soan propose des solutions de facturation adaptées à tous types d’entreprise (auto-entrepreneur, petites et moyennes entreprises, groupes ou grandes entreprises…). De plus, ce type d’outil est conforme aux mentions obligatoires et à la législation concernant la facturation. Le risque d’erreur en créant vos nouvelles factures est ainsi limité, voire impossible. Soan permet également d’envoyer les factures à vos clients en quelques clics et de gérer les relances automatiquement par voie électronique en cas de besoin.

Qu’en dites-vous ?

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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