Facture d'acompte : comment l'utiliser et la comptabiliser ?

Devenez un expert de la facture d’acompte !

Quelles sont les modalités d’une facture d’acompte ? Dans le cadre de la vente de biens ou services, les acomptes sont fréquents. Vous en saurez davantage avec cet article
Écrit par : julien
31/08/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Pour beaucoup d’entreprises, l’acompte fait partie intégrante de la relation client. Notamment pour les entreprises dans le bâtiment. Aujourd’hui, de plus en plus de sociétés optent pour ce modèle de facturation. Un modèle dont on vous dévoile toutes les informations dans cet article.

Facturer un acompte comporte des spécificités. Nous verrons donc ensemble les grands principes de la facture d’acompte et surtout comment l’inscrire au niveau comptabilité.

 

Qu’est-ce qu’un acompte ?

 

On parle d’acompte lorsqu’une entreprise demande à son acquéreur le paiement partiel du prix de la transaction. Et ceci avant que le produit ne lui soit remis, ou avant que la prestation de service ne soit finalisée.

La demande d’acompte atteint la plupart des cas 30 % de la facture finale. Toutefois, chaque professionnel peut fixer le montant de l’acompte comme il le souhaite. Attention tout de même à ne pas fixer un taux d’acompte trop élevé, au risque d’effrayer le client. Pour facturer un acompte, il est obligatoire de créer une facture afin de garder une trace de cet échange.

 

D’après l’article 289 du Code Général des Impôts, dès lors que vous demandez un acompte à l’un de vos clients, vous devez automatiquement générer la facture d’acompte associée.

« Tout versement d’acompte avant que se produise le fait générateur doit donner lieu à l’émission d’une facture par le vendeur ou le prestataire »

 

À savoir : Depuis le 1er janvier 2013, les acomptes liés aux livraisons intracommunautaires de biens ou à des moyens de transport ne font pas l’objet de l’obligation de facturation (cf article 298 sexies du CGI).

 

Dans quelles situations émettre une facture d’acompte ?

 

Cette pièce comptable se révèle bien utile pour l’entreprise dans différentes situations :

  • Le modèle de la facture d’acompte permet d’éviter les impayés : Il vous engage envers le client, et engage le client envers vous. Vous serez tenu d’aller jusqu’au bout de la commande / prestation. Le client, lui, ne pourra plus faire marche arrière et devra régler l’acompte, puis le montant de la facture. C’est une sécurité financière.
  • La facture d’acompte permet de financer certains coûts de production indispensables à la réalisation du produit ou service (achat de matières premières, main d’œuvre ….). Ainsi, vous ne faites pas tout dépendre de votre trésorerie. Il est très fréquent que le micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) utilise l’acompte pour cet avantage.
  • La facture d’acompte offre aussi un avantage au consommateur : Elle permet de ne pas payer l’intégralité de la facture en une seule fois, mais de mieux répartir les coûts au fil de l’eau grâce à plusieurs versements.

 

Acompte : est-ce la même chose que les arrhes, l’avance ou l’avoir ?

 

Il y a de quoi s’y perdre… Reprenons ensemble toutes ces notions financières afin de mieux les comprendre et les distinguer.

 

Les arrhes

 

Il s’agit d’une somme versée à l’avance, de la même manière qu’un acompte. Cependant, avec les arrhes, l’acquéreur ou le fournisseur peut revenir sur son engagement. Il n’est donc pas obligatoire d’acheter la prestation ou le bien. Cependant, si l’acheteur revient sur son achat, il perd ses arrhes. Il peut les récupérer seulement si la vente a fait l’objet d’un contrat dans lequel est mentionné le remboursement de celles-ci. Si la faute est au fournisseur (délais trop importants, etc), il devra verser le double des arrhes à l’acheteur.

 

L’avance

 

Comme son nom l’indique, il s’agit d’une somme versée avant la vente. D’un point de vue juridique, une avance est considérée comme des arrhes. Contrairement à un acompte, un contrat ou un bon de commande, aucun des deux tiers n’est engagé. Si le fournisseur ne livre pas le bien ou le service, il devra rembourser le double de l’avance au consommateur. C’est le même cas que les arrhes.

 

L’avoir

 

Un avoir est un équivalent à la valeur d’une marchandise rendue au fournisseur par le consommateur. Il s’agit d’un montant utilisable seulement pour acheter d’autres produits ou services auprès du même professionnel. Cependant, s’il s’agit d’un vendeur en tort, l’acheteur peut tout à fait refuser ce compromis.

 

Chacune de ces notions nécessite d’établir une facture afin que la comptabilisation de ces montants en trésorerie soit facilitée. Voyons maintenant quelles obligations mettre dans une facture d’acompte lorsque l’on opte pour ce modèle de facturation.

 

Encart ressource Escompte

 

Rappel sur les obligations en matière de facturation

 

La facture d’acompte, comme une facture classique ou une facture d’avoir client, doit respecter scrupuleusement certaines obligations, notamment :

  • Les coordonnées de l’entreprise ;
  • Le nom et l’adresse du client ;
  • Le numéro de TVA intracommunautaire des 2 parties (si le client est un professionnel assujetti à la TVA) ;
  • Le montant facturé hors taxe ainsi que le taux de TVA ;
  • Date de facturation ;
  • Le détail de la commande (intitulés produits, quantité, prix unitaire …) ;
  • Délai de paiement ainsi que la date d’échéance ;
  • L’escompte (s’il y en a un) ;
  • Taux de pénalité et indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.

Consulter la liste complète des mentions obligatoires des factures

 

Les spécificités à mentionner sur la facture d’acompte

 

Le document que vous remettrez à votre client devra porter la mention « Facture d’acompte ».

Le numéro de facture d’acompte doit suivre la chronologie des factures classiques. Les factures d’acompte ne peuvent pas faire l’objet d’une numérotation à part.

La date d’émission doit également être stipulée sur la facture d’acompte.

Si la facture client fait suite à un devis. Vous devez là aussi le préciser en stipulant la référence du dit devis. Les factures d’acomptes liées aux ventes produits ne doivent pas mentionner la TVA, tandis que les factures d’acomptes liées aux prestations doivent faire figurer la TVA.

Si certaines mentions obligatoires de facturation sont encore inconnues par l’entreprise à la date d’envoi de la facture d’acompte, l’administration fiscale se montrera tolérante.

Lors de la création de la facture définitive ou facture de solde, votre facture doit être émise en comportant les différents acomptes d’ores et déjà versés par le débiteur. Il faudra donc les déduire du montant total à payer.

 

Comment comptabiliser les factures d’acompte ?

 

D’un point de vue comptable, la facture de l’acompte versé ne se comptabilise pas en tant que telle, comme le sont les factures basiques. Seule la facture définitive sera renseignée dans le Journal des ventes.

 

Les factures d’acompte liées à des produits

 

Dans ce cas de figure, le comptable enregistre la 1re écriture dans le journal comptable seulement à la réception du paiement de l’acompte.

 

Il y a une exonération de la TVA. Elle n’est pas encore exigible à ce moment-là. Elle le sera au moment de la livraison de biens.

Une fois la facture définitive lancée et le paiement reçu, le comptable pourra compléter les écritures comptables comme suit :

  • Créditer les comptes produits et TVA collectée ;
  • Débiter le compte client, le compte d’Avances et Acomptes reçus ainsi que le montant TTC.

 

Voici comment procéder plus en détails :

La première étape consiste à constater le mouvement bancaire lors de la réception de l’acompte client.

 

N° de compte Libellé Débit Crédit
4191 Clients : avances et acomptes Acompte
512 Banque Acompte

 

Une fois la production terminée et les biens livrés au client viendra l’heure de la facturation finale.

 

N° de compte Libellé Débit Crédit
411 Clients Solde TTC*
4191 Clients : avances et acomptes Acompte
707 Vente de marchandises HT
44571 TVA collectée TVA

*solde TTC = total facturé TTC – acompte déjà perçu

 

Comptabiliser une facture d'acompte

 

Enfin, au terme du délai de paiement, lorsque vous recevrez le versement final, vous pourrez conclure dans le même temps la partie comptable liée à cette transaction.

 

Numéro de compte Libellé Débit Crédit
411 Clients Solde TTC
512 Banque Solde TTC

 

Les factures d’acompte liées à des services

 

Comme vu plus haut, pour les factures d’acompte qui concernent une prestation de services, la TVA est exigible dès l’encaissement des acomptes versés.

Voici les écritures à réaliser à partir de la réception de l’acompte :

 

Numéro de compte Libellé Débit Crédit
4191 Clients : avances et acomptes Acompte
512 Banque Acompte
44580 TVA sur CA à régulariser TVA acompte
44571 TVA collectée TVA acompte

 

Puis, lorsque la prestation sera finalisée et que vous pourrez établir la facture finale, voici comment vous devrez comptabiliser les opérations comptables à cette étape clé :

 

Numéro de compte Libellé Débit Crédit
411

Clients

tarif TTC
4191 Clients : avances et acomptes acompte
706 Prestation de services tarif HT
44571 TVA collectée TVA solde
44580 TVA sur CA à régulariser TVA acompte

 

Quand vous aurez pu encaisser la somme due indiquée sur la facture totale, la dernière étape sera la suivante :

 

Numéro de compte Libellé Débit Crédit
411 Clients Tarif TTC
512 Banque Tarif TTC

 

Gérez votre facturation et votre comptabilité avec Soan

 

Pour gérer les encaissements, et la partie administrative et comptable de votre entreprise, sachez qu’il existe des outils en ligne parfaitement adaptés à vos besoins.

Avec Soan, ne faites plus d’erreurs lors de l’émission de vos factures et factures d’acomptes. Notre logiciel de facturation en ligne vous assure de ne jamais oublier de mentions obligatoires et vous fait également gagner un temps précieux.

De l’établissement de la facture, au règlement client en quelques clics et jusqu’à la gestion comptable de votre activité, Soan vous accompagne dans votre gestion financière. Une solution en ligne clé en main qui s’adapte à chaque entreprise !

 

Pour approfondir les questions liées à la gestion d’entreprise, n’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

Rendez-vous sur le blog Soan ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedInFacebook ou Youtube.