Factures en ligne : tout savoir pour facturer à distance simplement

Il est possible aujourd’hui de faire simplement vos factures en ligne. De nombreux outils gratuits et payants existent désormais et nous vous donnons nos préférés dans cet article. 
Écrit par : Martin
21/04/2021 - 4 min de lecture
Sujets : Paiement

Il est possible aujourd’hui de faire simplement une facture en ligne.
De nombreux outils gratuits et payants existent désormais et nous vous donnons nos préférés dans cet article.
Mais pour s’y retrouver parmi tous ces outils et choisir le plus adapté pour vous, il faut d’abord se pencher sur les conditions d’une facture en ligne, ses avantages et les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre activité.

On vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur la facturation en ligne !

 

Pourquoi faire vos factures en ligne

 

Une facture, qu’est-ce que c’est ?

 

Alors oui la question peut prêter à sourire 🙃

Pourtant, même si cela semble évident, il est important de repréciser le cadre de la facturation pour déterminer quand elle peut être menée en ligne.

Donc qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document ayant une valeur juridique qui fait office de preuve d’une vente de marchandise ou une prestation de service entre un fournisseur et un client.
C’est le fournisseur qui la crée et la remet au client lors de la transaction.°

Les factures sont des documents commerciaux, elles obéissent donc à certaines règles strictes en ce qui concerne leur numérotation. Ainsi le numéro de facture est toujours un numéro unique afin qu’une facture puisse être identifiée avec précision.

Une facture doit aussi comporter des mentions obligatoires essentielles qui permettent d’identifier la transaction et ses conditions.

Parmi celles-ci,

  • le montant total de la transaction,
  • le coût unitaire des produits ou prestations de service,
  • les pénalités en cas de retard, la possibilité ou non d’acompte,
  • le numéro de TVA de l’entreprise (ou la mention de Tva non applicable)
  • etc…

° article L441-3 du code du commerce

 

Vous retrouverez la liste complète des mentions obligatoires dans notre article dédié à la facture électronique.

 

Elle est obligatoire pour toutes les transactions entre professionnels et doit être faite en double exemplaire, un pour le client et un pour la tenue de votre comptabilité.
Pour les clients particuliers, elle est requise pour les ventes à distance, les prestations de service de plus de 25 € TTC et si le client la demande.

Et attention si jamais vous vous passez de facturation !

En cas d’absence d’émission de factures et de contrôle par l’administration fiscale, vous risquez une amende de 75.000 euros et un redressement fiscal.

 

Factures
Quand l’amende tombe…

 

La facture sert aussi de justificatif comptable et de document fiscal dans le calcul des droits sur la TVA.

Les factures peuvent être envoyées par voie électronique si le destinataire (donc le client) est d’accord.

Donc à moins que votre client vous ait clairement dit qu’il ne voulait pas de facture électronique, vous pouvez dématérialiser l’envoi de vos factures.

 

Les avantages d’une facture en ligne

 

Vous voilà rassuré(e), vous pouvez faire vos factures en ligne et même les envoyer électroniquement !

Mais pourquoi faire ?

La facturation en ligne a de nombreux avantages sur la facturation papier.
Elle vous fera gagner beaucoup de temps, centralisera toutes les actions de facturation en un seul endroit et rendra le traitement beaucoup plus simple pour vos clients.

Nous avons traité le sujet en détail juste ici en mettant en avant tous les avantages de la facture électronique, mais pour reprendre les grandes lignes, elle :

  • Est traitée plus vite
  • Coûte moins cher à éditer et présente moins de risque d’erreur
  • Demande moins de place de stockage
  • Simplifie votre comptabilité
  • Vous fait gagner du temps
  • Crée une relation gagnant-gagnant avec vos clients

Si vous voulez en savoir plus, rendez-vous sur l’article juste au-dessus.

Vous savez désormais que vous pouvez faire vos factures en ligne et pourquoi il est judicieux de le faire, maintenant voyons ensemble comment s’y prendre.

 

Comment faire une facture en ligne sur votre ordinateur

 

Pour créer vos factures en ligne, deux options s’offrent à vous : utiliser un logiciel gratuit ou un outil payant.
Les deux solutions ont leurs avantages et leurs inconvénients que nous allons voir ensemble.

 

Les outils gratuits pour vos factures en ligne

 

Il existe de nombreux outils gratuits de facturation en ligne.

Certains nécessitent de créer des comptes là où d’autres sont directement accessibles. Certains sont pensés avec une cible précise en tête (c’est le cas par exemple de Facture.net qui s’adresse aux indépendants et aux auto-entrepreneurs) quand d’autres sont plus généralistes.
D’autres vous proposent des modèles de factures, un crm, un tableau de pilotage etc… quand d’autres sont à peine plus que des outils de traitement de textes.

Faire une facture doit être intuitif et vous prendre le moins de temps et d’énergie possible.

Donc pour choisir l’outil adapté pour vous, il faut se concentrer sur sa simplicité d’utilisation et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre activité.

 

En voici 3 ainsi que leurs avantages.

 

Henrri : l’un des plus complets et populaires, Henrri vous permet de créer simplement vos factures et inclut des fonctionnalités supplémentaires intéressantes comme la relance en cas d’impayé, la facturation récurrente et des utilisateurs illimités.

Coover : pratique pour ceux qui ne veulent pas créer de compte, Coover vous permet d’éditer facilement une facture à télécharger ensuite. Le remplissage des informations se fait automatiquement avec le SIREN et l’outil vous permet de personnaliser la facture avec votre logo et vos taux de TVA.

Bonnefacture.com : le plus simple de tous, Bonnefacture.com vous permet de créer votre facture en ligne en quelques clics. Les options sont en revanche limitées et vous ne pourrez pas personnaliser la facture en dehors des informations essentielles.

Tous ces outils offrent des options de mise en page et permettent d’exporter la facture au format pdf.
Ils feront très bien l’affaire si vous souhaitez simplement créer des factures électroniques.

 

Factures en ligne

 

Toutefois, la facturation s’inscrit dans le registre plus large de votre gestion commerciale et du pilotage de votre activité, et de ce côté-là, d’autres outils sont plus adaptés.

 

Les outils payants pour piloter votre facturation et votre activité

 

Les outils payants vont intégrer la facturation dans une gestion plus complète de votre activité. Ils proposent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires et un degré plus élevé de personnalisation.

Ainsi avec Soan, en plus de créer vos factures en ligne, vous allez pouvoir automatiser vos factures récurrentes, programmer des relances automatiques personnalisées pour éviter les retards de paiement et proposer un escompte pour être réglé plus vite.

La solution offre aussi des options de recouvrement pour récupérer vos factures impayées et un tableau de bord détaillé afin d’anticiper votre trésorerie.

Un outil payant est donc plus qu’un logiciel de facturation, c’est un véritable copilote dans votre gestion.
Il vous permet de gagner du temps et de l’argent sur l’ensemble des actions liées à votre activité.
À l’inverse, un outil gratuit ne vous permettra que d’éditer vos factures et laissera de côté tout le reste.

Vous devez donc choisir l’outil le plus adapté en fonction de vos besoins et de la gestion de votre entreprise.

J’espère que vous y voyez désormais plus clair sur la facturation en ligne.

Retrouvez tous nos articles sur la gestion d’entreprise sur notre blog.

Pour en savoir plus sur Soan et trouver la formule adaptée à votre business, découvrez nos tarifs ou demandez une démo !

Vous pouvez également nous suivre sur les réseaux sociaux : LinkedIn et Facebook

Abonnez-vous à notre Newsletter Nous vous partageons les tips des salariés chez Soan et l’actualité économique autour du paiement !