Frais de déplacement : comment bien les gérer et les intégrer à sa comptabilité

Que ce soit pour un rendez-vous professionnel ou l'utilisation d'une voiture de fonction au quotidien, vous êtes confrontés aux frais de déplacement. Il est essentiel de les comprendre afin de les incorporer dans votre comptabilité.
Écrit par : Cyril
25/01/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Trésorerie

Les frais de déplacement sont souvent compliqués à intégrer dans sa comptabilité. Vous vous lancez dans la vie professionnelle et vous êtes amené à vous déplacer ? Vous gérez une comptabilité qui comporte des frais de déplacement ? Cet article vous dira tout ce que vous avez besoin de savoir.

 

Frais de déplacement : une définition exacte

 

La définition peut paraître simple, mais il est important d’en connaître les tenants et les aboutissants. Un frais de déplacement est une dépense effectuée dans le cadre de l’activité professionnelle lors des déplacements du salarié pour le compte d’une entreprise. Un déplacement est désigné comme tel lorsque vous vous absentez à la fois de votre lieu de travail et de votre domicile.

 

Dans votre comptabilité, les dépenses considérées comme des frais de déplacement sont souvent séparés en deux catégories :

  • Les frais de transport : cette catégorie englobe tout ce qui est frais kilométriques, transports en commun, taxis etc…
  • Les frais liés au transport : ici on retrouve le reste des dépenses du déplacement, les repas, les hébergements etc…

 

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Comment chiffrer un frais de déplacement ?

 

Maintenant que vous savez exactement en quoi cela consiste, il est important de savoir le chiffrer. En effet, un frais de déplacement ne peut pas être estimé à l’aveugle. Les frais concernant le trajet domicile-travail ne sont pas concernés.

 

Le calcul des frais kilométriques

 

Le montant des indemnités kilométriques est calculé en fonction de plusieurs facteurs :

 

  • La puissance fiscale du véhicule 

L’un des premiers critères demandés pour établir un remboursement des frais de déplacement. Le nombre de chevaux du véhicule (seuls les chevaux fiscaux comptent et non pas les chevaux du moteur). La carte grise du véhicule est un des documents justificatifs pour la puissance du véhicule.

 

  • Si vous utilisez un véhicule personnel ou un véhicule professionnel

Dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel, on prend souvent en compte la dépréciation du véhicule. La dépréciation, c’est la baisse de la valeur du véhicule à cause des kilomètres parcourus. Ce qui signifie que les frais réels seront moins élevés que le remboursement des frais engagés que vous faites à vos collaborateurs.

 

  • La distance parcourue 

Ensuite, vous pouvez vous aider du barème kilométrique mis en place par l’administration fiscale pour calculer le montant des indemnités.

 

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  • Les frais de carburant
  • Le montant des péages
  • Les frais de réparation et d’entretien

 

À savoir : Pour que vous puissiez intégrer les dépenses liées aux déplacements dans votre comptabilité, il faut que le salarié fasse une note de frais (dans ce cas pour le péage ou le carburant par exemple). Grâce aux notes de frais, votre collaborateur peut recevoir son indemnité et vous pourrez la rentrer dans votre comptabilité. 

 

Les frais de déplacement longs vont donc suivre les critères cités ci-dessus. On considère un déplacement comme “long” lorsque le salarié effectue plus de 50 km ou 1h30 de trajet, car on déduit qu’il ne rentre pas à son domicile en fin de journée.

 

Lors d’un déplacement “court”, l’employeur peut rembourser selon les frais réels ou faire un remboursement forfaitaire de 6€40 maximum.

 

Quels documents pour le justifier ?

 

Les frais de déplacement font souvent partie des frais déductibles. Pour qu’ils puissent être déduits il faut que vous puissiez les justifier, pour cela vous aurez besoin de pièces justificatives. Cela va aller des notes de frais effectuées pendant votre déplacement. Mais aussi au nombre de kilomètres que le compteur de votre véhicule affiche avant et après le déplacement. Cela permettra de connaître le nombre exact de kilomètres parcourus.

 

Les notes de frais

 

Les dépenses liées au déplacement professionnel comme les notes de frais sont des justificatifs qui servent à justifier les frais engagés par le salarié. Pour que le salarié puisse obtenir la déduction des frais par l’entreprise pour laquelle il a fait ce déplacement, les notes de frais doivent comprendre :

  • Nom de l’entité auprès de laquelle il a effectué une dépense
  • Jour et l’heure de la dépense
  • Montant avec et sans TVA

 

À savoir : Si c’est une note de frais concernant un repas, elle doit également contenir le nom, la fonction et l’entreprise des personnes avec qui le salarié a déjeuné.

 

Déclarer les frais et les intégrer à sa comptabilité est parfois délicat, s’il vous manque un justificatif ou un montant exact, justifier les frais et procéder au remboursement des dépenses engagées peut prendre beaucoup de temps. Dans cet article, vous avez pu lire tous les documents nécessaires pour que vous puissiez tout intégrer dans votre comptabilité facilement.

 

De plus en plus d’entreprises décident d’utiliser un outil global comme Soan afin de simplifier leur quotidien. Et on fait même de la pré-comptabilité, alors plus la peine d’attendre.

 

​​Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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