Blog FR --}} Comment Daniel, PDG Quicktext, a gagné du temps grace à Soan !

Comment Daniel, Président de Quicktext, a récupéré 20h de son temps grâce à Soan

Un temps précieux qu’il dédiait à la gestion de ses freelances chaque mois !
Écrit par : Martin
20/01/2020 - 3 min de lecture
Sujets : Interview

Gagner du temps : l’objectif du quotidien

 

En tant que Président de la start-up Quicktext, Daniel est quelqu’un de très demandé et toujours présent sur plusieurs projets en même temps.

Mais pour faire avancer son activité, il est obligé de dédier une partie non négligeable de ses semaines à la gestion des missions confiées à des freelances.

Il perd du temps à retrouver les dernières versions des documents, se tenir au courant des avancées ou encore payer ses freelances.

Un jour, il échange avec l’un de ses clients qui utilise Soan. Il lui fait découvrir cette solution, qui permet sur une seule et même plateforme de :

  • Payer,
  • Facturer
  • Gérer sa trésorerie

Elle répond à sa problématique : la perte de temps. Créer des factures n’a jamais été aussi simple !

 

Qui est Daniel Doppler de Quicktext ?

 

Daniel Doppler

Daniel Doppler, Président de Quicktext

 

Daniel Doppler est le Président de Quicktext. Quicktext est une entreprise spécialisée dans l’intelligence artificielle appliquée au domaine de l’hôtellerie. Elle permet aux hôteliers de booster leurs réservations directes. Il est aussi co-fondateur de Satoripop, une entreprise informatique de plus de 200 salariés.

 

La gestion des freelances et des projets

 

“Avant d’utiliser Soan, je gérais mes freelances comme je pense beaucoup d’entrepreneurs font aujourd’hui. Je me débrouillais avec un mélange de Gmail, messages, Slack, Google Drive, Teams, Asana et Trello. Au début ça passe plus ou moins. Très vite ça commence à être un énorme bazar et on passe son temps à chercher des trucs ! Je demandais 15 fois par semaine à ma designer où je pouvais retrouver les dernières versions des maquettes ou à mon consultant où étaient les prévisions à jour. C’est très chronophage et énervant ! 

 

Pour beaucoup de clients de freelances, le suivi des projets peut vite être compliqué. Trouver la dernière version d’un document après une multitude de retours et d’échanges, a tendance à relever de la mission impossible entre des chaînes de mail interminables et des Drives plein à craquer. Il était urgent de trouver une solution pour gagner du temps.

 

« Je pense que le plus délicat, c’était de suivre l’avancée des projets. On bosse toujours sur plein de choses en même temps. Si on n’est pas organisé ou que les informations ne sont pas regroupées au même endroit, on peut vite être débordé.

Lorsqu’on travaille sur plusieurs projets avec le même freelance, on peut vite être désordonné. Une fois ma designer devait nous faire des propositions pour une refonte du site, des flyers pour un événement et une retouche sur le design de nos bots. Pour suivre l’avancé du travail, c’était vraiment pas fluide. 

Concernant les factures, les délais de paiement ne sont pas toujours respectés. Une solution de relance n’est pas de refus ! Ma banque m’a proposé une machine pour autoriser les transactions, mais ça me rajoute constamment une étape.

Le cas le plus embarrassant, c’est quand je commence à bosser avec un nouveau freelance. Il faut d’abord que je rentre son IBAN sur ma banque et qu’il soit autorisé. Et c’est que quelques jours plus tard que je dois penser à revenir sur ma banque pour lui faire son virement, c’est loin d’être pratique ! Alors je fixais un moment dans le mois pour faire tous les paiements.

Mes freelances doivent constamment attendre pour être payés. « 

 

La logistique pour payer un prestataire pose souvent problème aux clients.

 

Cela demande de se connecter à l’interface bancaire de l’entreprise, retrouver l’endroit où ajouter un bénéficiaire, rentrer l’IBAN sans faute à la main puis d’attendre plusieurs jours ouvrés pour que celui-ci soit validé. Ensuite ils doivent se reconnecter une nouvelle fois pour procéder au virement.

Beaucoup de professionnels comme Daniel doivent en plus rajouter une étape d’autorisation de paiement avec un appareil extérieur. Ce qui ne fait qu’alourdir le processus.

La plupart du temps, les paiements sont donc oubliés ou repoussés. Le freelance doit relancer son client plusieurs fois pour être réglé. Ce qui ne fait que détériorer la relation client. Utiliser un logiciel améliorerait la gestion commerciale et permet de gagner du temps.

 

Soan

 

J’ai découvert Soan par un de mes freelances. 

Au début, j’ai un peu hésité parce que j’avais peur que rajouter une plateforme ça ne fasse que complexifier le travail avec les freelances. Mais Guillaume (ndlr : Garon, consultant freelance) m’a proposé d’essayer pour une mission courte et qu’on rebasculerait sur l’ancien système si ça ne m’allait pas.

Je me suis dit que si jamais ça me permettait de gagner du temps, de m’y retrouver et de le payer, ça pouvait valoir le coup.

Il m’a suffi de lui régler une facture pour me dire qu’on ne retournerait jamais à l’ancien système ! Ça m’a pris max 10 secondes ! En deux clics, il était payé et je n’avais plus à m’en occuper ! Soan était une très bonne surprise.  » 

 

Le paiement chez Soan : l’objectif est de gagner du temps

 

Sur Soan, le paiement du client vers le freelance se fait en deux clics tout en bénéficiant d’une sécurité maximum. Terminé les virements ou il faut rentrer l’IBAN !

Ce fonctionnement est possible grâce à notre partenaire bancaire. Il sécurise les flux et veille au respect des régulations européennes. Votre facture comprend un numéro unique, votre logo, le montant total, le taux de TVA, possibilité d’émettre un escompte, le prix TTC… c’est plus efficace qu’une facture excel !

Du coup j’en ai parlé à ma designer qui a trouvé ça super et qui était ok pour qu’on passe par là pour nos projets. Et là ça a vraiment tout changé ! Je peux retrouver toutes les propositions, les maquettes, les versions, etc. Plus besoin de lui demander ! Je peux voir tous les échanges qui ont eu lieu dessus super simplement en lisant les tickets. 

En plus, pour les projets que je ne gère pas en direct, mes collaborateurs me partagent le projet comme ça je peux passer voir l’avancée rapidement si besoin. Là, c’est clair, c’est visuel et ça me prend 3 secondes.

Le plus gros écueil pour un client en termes de suivi de projet, c’est la multiplication des documents. C’est souvent le cas sur des projets qui nécessitent énormément d’aller-retours et de modification, comme un projet design. Il devient alors très compliqué d’organiser toutes les versions pour retrouver la dernière et de se souvenir du raisonnement derrière certaines modifications.

 

Sur Soan, une place importante a été faite au versioning, c’est-à-dire à l’organisation des différentes versions d’un document pour que la dernière soit la plus facilement accessible.

 

Aujourd’hui je l’utilise avec tous les freelances avec qui je travaille. À chaque fois que je leur présente, ils sont toujours partants pour passer dessus. Du coup on a arrêté d’utiliser Trello et Asana et tous les échanges passent par Soan. C’est plus pratique pour les retrouver ensuite quand on se pose des questions ou qu’on veut voir ce qui a été fait.”

Pour faciliter le suivi de l’avancée d’un projet, il existe un historique du projet sur Soan. Il permet au freelance comme au client de consulter toutes les actions qui ont été menées sur l’ensemble du projet. Cet historique est illimité et remonte jusqu’au tout début du projet.

“Entre le temps passer à chercher des docs, à essayer de m’y retrouver et à payer mes freelances, je dois bien avoir gagné plus d’une vingtaine d’heures par mois. Puis eux ils sont payés directement et ils m’ont moins sur le dos ! Finalement avec cette solution tout le monde est content 🙂

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article !

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