Gestion du poste clients : définition et fonctionnement

Toute entreprise vit de ses échanges commerciaux et des paiements qui y sont associés. Toutefois, lorsque les encaissements se font au compte goute, la gestion financière devient difficile pour continuer à faire tourner l’activité.
Écrit par : julien
23/04/2021 - 3 min de lecture

Soan vous explique tout ce qui vous sera utile à savoir sur la gestion du poste clients pour assurer la croissance de votre entreprise tout en veillant à conserver une relation-client au beau fixe !

 

Qu’est-ce que le poste clients ?

 

Définition du poste clients

 

D’un point de vue purement comptable, le poste clients représente l’ensemble des factures émises par une entreprise envers ses clients. Le poste clients est donc considéré comme un actif de l’entreprise, comme le sont les immobilisations corporelles (matières premières, marchandises, matériel). À ce titre, le poste clients apparaît noir sur blanc dans plusieurs documents comptables (journal, balance âgée …).

 

Dans la pratique la gestion de poste clients nécessite de garder un œil sur les créances commerciales à chaque grande étape du cycle de vie des factures :

  • Création d’un devis
  • Suivi de l’avancement de la commande
  • Rapprochement entre devis et facture de vente
  • Émission de la facture et suivi
  • Encaissement
  • Rapprochement entre encaissement et facture
  • Procédure de recouvrement,
  • Gestion du crédit clients
  • Analyse du risque-client

 

Pourquoi est-ce important de bien gérer son poste clients ?

 

Le poste clients est un composant essentiel de l’entreprise, qu’importe sa taille ou son secteur d’activité. En effet, une bonne gestion assurera une santé financière solide pour l’entreprise. Elle permettra entre autre de financer le cycle d’exploitation.

Au contraire, une mauvaise gestion du poste-clients est souvent le début des complications pour l’entreprise. Notamment au niveau de sa trésorerie et de son besoin en fonds de roulement (BFR). Des problèmes qui risqueraient d’affecter rapidement l’activité de l’entreprise, et par conséquent, sa santé financière.

Les créances impayées et encours client influent sur la trésorerie de l’entreprise. Ces causes sont à l’origine de près de 25% des défaillances d’entreprise. C’est donc un sujet à traiter avec attention.

 

Comment assurer le bon fonctionnement du poste clients ?

 

Pour garantir une bonne gestion du poste client, différentes mesures préventives peuvent être mises en place facilement au sein de votre entreprise.

 

Réduire les délais de paiement pour les clients

 

En France pour l’année 2020, le délai moyen de paiement ou DSO ( Days of Sales Outstanding) était  estimé à 72 jours*. Un timing bien supérieur aux délais légaux pour les transactions commerciales établit à J+60 après émission de la facture ou J+45 fin de mois.

Pour ne pas être otage de vos créanciers, vous pouvez reprendre la main en mettant en place des délais de paiement plus courts. Vous pouvez notamment rédiger vos propres CGV (Conditions Générales de Vente) présentant les délais de règlement effectifs pour les échanges commerciaux réalisés avec votre entreprise.

Cette première solution vous permettra d’encaisser plus rapidement et de faire face à d’éventuels trous de trésorerie pour éviter les alertes du banquier.

 

Demander des acomptes sur les factures

 

Telle une garantie contre les impayés, négocier un acompte sur les prestations proposées ou sur les produits commandés peut sécuriser une partie de vos apports, tout en profitant d’une petite avance de trésorerie.

Ainsi, cette 2ème solution qui vous permettra d’encaisser acomptes ou arrhes dès la commande. Également, de financer certains achats nécessaires à la préparation de la commande ou d’autres charges.

 

Proposer des escomptes en cas de paiement avant terme

 

Pour vous assurer une avance de trésorerie et réduire au maximum les délais de paiement ou les retards, il est également possible de mettre en place un 3ème levier grâce à une simple mention.

Vous pouvez en effet inscrire sur vos factures la possibilité d’escompte en cas de paiement anticipé. En échange ? Une réduction de 1, 2, 3, 5% … sur la facture totale TTC si le client règle avant la date d’échéance.

Bien entendu, à vous d’établir un taux d’escompte suffisant pour motiver les débiteurs et assurer la rentabilité de ce type d’opération sans mettre en danger l’activité de votre PME, TPE, PMI ou grande entreprise.

 

Organiser les relances de manière efficace

 

Lorsque le paiement des créances clients se fait attendre, nul autre choix que d’organiser les relances clients et de se rappeler à leurs bons souvenirs. Uniquement possible avec des données clients à jour, un bon suivi des comptes clients et une équipe administrative et comptable déterminée. Cette 4ème solution a pour but de contacter les clients pour rappeler les sommes dues.

Les relances clients se déroulent généralement en plusieurs étapes et montent crescendo lorsque le client ne réagit pas. Certains logiciels de facturation permettent de mettre en place des relances automatiques par mail pour les factures échues. Ils assurent ainsi une gestion moins chronophage. Néanmoins, si ces premières actions restent lettres mortes, vous devrez peut-être effectuer la relance téléphonique. Le dernier recours est de vous rendre directement à la rencontre du client en face à face. Cela permet de régler les litiges à l’amiable avant d’entamer d’autres procédures.

 

Multiplier les solutions de financement à court terme

 

Pour vous assurer du bon fonctionnement de votre poste client, la 5ème et dernière proposition est de ne pas dépendre complètement du recouvrement des créances clients en temps et en heure. Mais de profiter d’autres solutions de financement rapides qui viendront soutenir votre activité et vos besoins de trésorerie.

Cela peut être grâce à un découvert bancaire négocié auprès de votre banquier, mode de financement le plus classique. Vous pouvez aussi décider d’avoir recours à des billets financiers en cas de besoin ponctuel lié à la saisonnalité de votre activité commerciale.

D’autres établissements financiers peuvent également vous fournir des solutions de financement à court terme. À l’instar des Factors et de leurs contrats d’affacturage. Une option qui vous permettra de vous faire payer les créances clients en amont des échéances et de sécuriser vos transactions grâce à l’intervention de cet intermédiaire.

 

Pour en savoir plus sur l’affacturage et comment fonctionne ce type de financement, retrouvez notre précédent article : L’affacturage : définition, avantages et inconvénients

*D’après l’étude BFR 2020 réalisée par Euler Hermes.

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article !

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