La digitalisation des documents simplifie vos démarches financières

La digitalisation des documents simplifie vos démarches financières

Les entreprises adoptent de plus en plus la digitalisation de leurs documents dans leur quotidien. Cela permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Écrit par : Cyril
25/02/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Trésorerie

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

 

Définition

 

Dématérialiser un document consiste à le produire directement au format numérique, et donc à remplacer les formats papiers de son organisation.

La dématérialisation vise à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques.

 

Quels types de documents ?

 

On distingue la dématérialisation :

  • Duplicative : Chaque document reçu en format papier est numérisé et donc transformé en version digitale.
  • Native : Les documents sont, dans ce cas, directement reçu en format digital.

 

La dématérialisation des documents papier est un facteur d’efficacité. En effet, il ouvre la possibilité pour une entreprise de traiter les documents, de stocker tout en partagent ses fichiers numériques.

 

La dématérialisation comptable et la dématérialisation des factures clients sont les deux enjeux principaux pour les TPE / PME et les organisations publiques.

Les types de documents concernés :

  • Les contrats commerciaux : Devis, bons de commande, contrats ou encore une base de données.
  • Les documents de ressources humaines : bulletins de paie, contrats de travail et les avenants.
  • Des mandats : De vente, de gestion, SEPA, etc.
  • Les documents comptables : Factures clients et les factures fournisseurs,

 

Plusieurs outils de gestion sont à disposition pour dématérialiser ses documents :

  • Des logiciels de bureautique.
  • Des logiciels de gestion électronique de documents (GED).
  • Un logiciel de partage de fichiers.
  • Des logiciels de signature électronique.

 

Par exemple une facture électronique au format PDF est générée automatiquement par ERP (Enterprise Ressource Planning), un bulletin de paie par un SIRH, etc.

 

digitalisation-documents-2

 

Pourquoi dématérialiser ses documents ?

 

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux, le “zéro papier” reste un mythe pour la plupart des entreprises. Elle permet néanmoins de transformer les processus, de traiter des flux documentaires et de les optimiser.

 

Une réduction des coûts

 

La mise en place de la dématérialisation des documents permet une réduction des coûts de stockage de fichiers, ainsi que le coût papier et d’impression.

Un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est la logistique. En effet, en dématérialisant ses documents une entreprise gagne de la place puisqu’une salle d’archive ne sera plus nécessaire.

 

Un réel gain de temps

 

On estime qu’en moyenne un collaborateur passe 15 % de son temps à lire une information et 50 % de son temps à la chercher parmi tous les documents. La dématérialisation permet donc de gagner du temps et en productivité grâce notamment à l’automatisation des traitements des données ou à une meilleure gouvernance de l’information.

De plus, comme dit précédemment, une sauvegarde maitrisée est un vrai avantage. Mais l’entreprise gagne du temps en procédant à la centralisation de l’archivage de ses documents.

 

Une sécurisation renforcée des documents

 

Avec la dématérialisation, l’entreprise aura un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des fichiers électroniques. Mais cela peut s’avérer très utile pour les collaborateurs qui auront accès aux documents.

 

Cela permet de favoriser le travail collaboratif puisque le processus de gestion des documents est simple. Ils sont intégrés dans un coffre-fort électronique, sur un logiciel de partage de documents en ligne ou bien sur l’intranet.

Le partage de documents au sein de l’entreprise permet de diffuser l’ensemble des documents souhaités à ses clients ou bien ses partenaires possédant les droits d’accès en assurant la sécurité des informations.

La sauvegarde maitrisée est un atout indéniable pour chaque entreprise. Dématérialiser ses documents permet de limiter les risque de pertes ou en cas de sinistre permet de récupérer ses documents.

 

Quelle est la valeur juridique d’un document dématérialisé ?

 

La loi dit que l’écrit sous format électronique est admis au même titre que l’écrit sous format papier. La valeur légale diffère suivant qu’un document est initialement produit sur un support numérique ou s’il s’agit d’un document sur support papier numérisé.

 

Dans le cas du document produit sur support numérique, il est généré directement par un logiciel et est donc unique et considéré comme original.  En revanche, un document numérisé n’est pas considéré comme un document original, mais comme une copie du document papier. On ne peut prouver de son authenticité et n’a en conséquence pas de valeur légale. Seul le document papier fait preuve.

 

Comment gérer vos documents dématérialisés ?

 

La signature électronique est une étape importante du processus, avant la conservation et l’archivage des documents. Il suffit d’intégrer le document sur une plateforme dédiée et de le faire signer.

À date, il existe trois niveaux de garantie de la signature électronique :

  • La signature électronique “simple” : Les données sont au format électronique et jointe ou associées à d’autres données électroniques. Elle permet de détenir de l’identité du signataire et d’indiquer son consentement à signer.
  • La signature électronique “avancée”  est liée au signataire de manière équivoque, permet d’identifier le signataire et de détecter les modifications du document post signature.
  • Et la signature électronique “qualifiée” est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire et repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

 

Les avantages de la signature électronique sont :

  • La signature est infalsifiable, inaliénable et non réutilisable.
  • Raccourcir les délais de traitement des documents de 30 %.
  • Faciliter les échanges internationaux.
  • Donner une valeur légale aux documents.
  • Réduire les coûts en accélérant la production et la gestion de chaque dossier.

 

digitalisation-documents-3

 

L’archivage des documents dématérialisés

 

Comme dit précédemment, l’archivage informatique des documents est sécurisé, il intervient une fois signé électroniquement. Le cadre légal impose la conservation de certains documents administratifs pendant une durée donnée.

 

L’archivage assure la conservation obligatoire et légale des documents comme les contrats ou les factures. Il garantit l’intégrité des documents dématérialisés et il permet d’associer des éléments de preuves comme l’horodatage ou le nom de la personne ayant modifié le document.

Le coffre-fort électronique s’impose comme une solution sûre pour garantir la conservation et l’inaliénabilité des documents grâce à une entité tierce nommée tiers de confiance.

 

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Dès 2024, afin de garantir son bon fonctionnement, le dispositif se déploiera progressivement pour toutes les entreprises françaises qui seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques.

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

Rendez-vous sur le blog SOAN ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook ou Youtube.