Lexique - Facture mail définition

Facture mail

Qu’est-ce que c’est la facture électronique ?

 

Facture émise et reçue sous-format électronique. L’utilisation de la facturation électronique implique d’adopter un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu.

 

Une solution, Chorus Pro a était mise en place pour tous les fournisseurs de la sphère publique. Cette dernière permet de répondre aux obligations légales en matière de facturation mail.

 

Les règles de recours à la facturation électronique.

 

Pour qu’une facture puisse être réalisée en format électronique, il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour cela, l’entreprise doit recourir à l’une des méthodes suivantes :

  • Utilisation de la signature électronique
  • Utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures
  • Utilisation d’une solution technique autre que la signature électronique ou sous forme papier

 

À savoir : Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont identiques que celles prévues pour les factures papier.

 

Les règles de conservation d’une facture mail.

 

L’administration fiscale prévoit des règles afin de conserver les factures électroniques :

  • Les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes.
  • Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
  • Les informations émises et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.

 

Concernant le droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans.

 

Les avantages de la facture électronique pour les entreprises.

 

Le fait de passer de la facture papier à la dématérialisation des factures apporte plusieurs bénéfices aux entreprises :

  • Rentabilité : l’envoi des factures dématérialisées est gratuit. Cela permet une économie de papier et optimiser l’archivage.
  • Efficacité : le format PDF limite les erreurs de saisie.
  • Rapidité : les factures clients ont un délai de réception et paiement plus court. La trésorerie est facilitée et le processus de facturation plus efficace.
  • Sécurisée : le destinataire peut plus facilement vérifier les informations et le traitement des factures émises est bien plus protégé.
  • Durabilité : contrairement au format papier, émettre ses factures fournisseurs de manière digitale nécessite ni papier ni transport.

 

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