Lexique - Facture

Facture

Définition :

 

Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente.

C’est un document obligatoire commercial, comptable et juridique détaillant la nature, la quantité et les conditions d’achat de ventes de produit ou de service.

 

Elle identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle engage le débiteur à payer le montant à la date d’échéance indiquée.

Une facture doit obligatoirement être établie lors de la vente/achat de produits ou d’immobilisations, ou lors d’une prestation de services. Le terme “facture” doit obligatoirement figurer sur le document pour l’identifier comme telle.

 

Aujourd’hui, nous retrouvons les factures papiers, les factures au format PDF ou les factures électroniques qui peuvent être envoyées par e-mail ou par courrier.

 

On distingue deux types de factures :

  • Facture proforma : c’est une facture provisoire, elle est émise à la demande du client, pour que ce dernier puisse se faire une idée du coût réel de son futur achat. Elle n’a aucune valeur juridique ou comptable. En revanche, il est nécessaire de joindre une facture proforma aux colis pour déclarer en douane la valeur de marchandise dans le cas d’imprort/export.
  • Facture définitive : Est délivrée en même temps que les biens ou suite à la réalisation des services. C’est un document juridique, commercial, comptable et fiscal, qui prouve un achat ou une vente de services réalisés ou de marchandises.

 

Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de un à dix ans, suivant la nature du produit ou service.

 

Les mentions légales pour que la facture soit conforme :

 

  • Numéro de facture
  • Montant total
  • Identité du vendeur
  • Identité de l’acheteur
  • Date d’achat
  • Descriptif de l’achat
  • Geste commercial
  • Taux de TVA
  • Modalités de paiement

 

Dès lors que la facture est émise, le client a pour obligation de payer. L’entreprise peut alors établir des pénalités de paiement si le client ne paie pas dans les temps, dans ce type de cas, la facture se transforme en créance client, l’entreprise peut ainsi demander son recouvrement.

 

Quels modes de paiements pour régler une facture ?

 

Pour payer votre facture, votre client doit utiliser un des moyens de paiements suivants :

  • Paiement par carte bancaire
  • Prélèvement automatique.
  • Virement
  • Chèque

 

L’entreprise peut proposer une mensualisation des paiements (c’est le cas pour les factures d’électricité par exemple), elle devra fournir un échéancier, qui permettra de suivre les montants prélevés par prélèvement bancaires ou par coordonnées bancaires.

 

Que se passe-t-il si une facture n’est pas conforme ?

 

Dès lors qu’une mention obligatoire est erronée ou n’est pas présente sur la facture, celle-ci est dite non conforme.

Une entreprise qui émet des factures non conformes se confronte à une amende de 15 € par mention inexacte ou manquante pour chaque facture.

 

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