Pourquoi est-il nécessaire de tenir à jour sa base de données ?

Pourquoi est-il nécessaire de tenir à jour sa base de données ?

La base de données d’une entreprise est une mine d’informations à condition qu’elle soit convenablement administrée. Mais comme nous avons pu le voir, la mauvaise qualité d’un fichier fait perdre en temps et en efficacité. 
Écrit par : Cyril
02/09/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Nous aborderons ici, l’importance de travailler sa base clients, prospects voire fournisseurs à l’aide de traitements. Notamment avec la sirétisation, qui permet de nettoyer et d’enrichir les data en B2B.

 

Qu’entendons-nous par base de données ?

 

Une base de données ou BDD est un ensemble d’informations récoltées lors d’échanges commerciaux.

Elle peut se constituer de plus ou moins de données. Allant d’un simple mail transmis pour recevoir une newsletter à des données plus enrichies comme l’historique des échanges et des commandes.

 

Voici des exemples de sources de données :

  • Les cartes de visite ;
  • Les appels entrants ;
  • La création de compte sur un site ;
  • Une demande de devis ;
  • Les commandes, contrats de prestations et d’entretien.

 

Le cycle de vie d’une base de données

 

Un changement de poste, un déménagement ou une fermeture sont autant d’éléments permettant à votre base d’évoluer.

À l’instar d’une entreprise et de ses salariés, une base de données est vivante, par conséquent, elle varie au fil du temps.

 

L’arrivée en base 

Lors du premier contact, il est important d’enregistrer l’origine et l’horodatage de l’entrée en BDD. Et ce afin de calculer la date de “péremption” et donc de suppression de la donnée.

À noter également que dans le cadre du RGPD, il est recommandé de ne collecter que les informations nécessaires au traitement de la demande. La fiche pouvant être complétée en fonction de l’évolution de la relation commerciale.

 

Les communications diverses 

Les échanges via les différents canaux de communication ou commandes peuvent permettre de mettre à jour certaines informations.

 

L’inactivité

Il arrive que le contact ne montre plus de signe d’intérêt, que la société ne passe plus de commande depuis un certain temps. Et même si l’entreprise ferme, tout ceci peut alors expliquer l’inactivité.

 

La perte d’un client 

Vos efforts pour réactiver le compte n’ont rien donné. La société a été identifiée comme fermée ou tout simplement le contact s’est désabonné de vos communications.

 

Comme décrit ci-dessus, une base de données a une durée de vie limitée. Il est donc primordial de collecter correctement les data. Mais aussi de les exploiter et de les analyser régulièrement.

 

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Une base en adéquation avec vos projets futurs

 

La digitalisation nous amène aujourd’hui à mutualiser les services mais également à migrer vers des outils en ligne.

Bien souvent, on passe de plusieurs “morceaux” de fichiers détenus par le marketing, le commercial ou même la comptabilité ; à une compilation de tous ces “morceaux” à intégrer dans un logiciel commun.

 

Il est donc important d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dès le départ du projet. Et ce, pour de créer une véritable adhésion et ainsi assurer le succès de la transition.

En effet, un outil non ou mal utilisé en interne peut être une cause de perte d’information. Afin d’éviter cela, des formations sont envisageables dans le but de présenter les bonnes méthodes pour suppléer les fiches de tiers.

 

Enrichir et nettoyer un fichier pour gagner en efficacité

 

Bien souvent les entreprises profitent de leur digitalisation pour enrichir et nettoyer leurs données afin de :

 

  • Réduire le nombre de doublons de compte

Le premier constat concerne les doublons de compte car les logiciels de comptabilité ou de CRM ne permettent pas de créer plusieurs fois une même fiche entreprise.

Il faut alors identifier les doublons puis les retravailler afin d’obtenir une unique fiche.

 

  • Créer un identifiant unique et propre à chaque établissement

C’est également l’occasion d’identifier une clé unique par compte, comme par exemple le SIRET.

 

  • Améliorer la qualité des données et gagner du temps

Autre constat, on considère qu’un tiers des données environ, manquent de fiabilité. En cause, les erreurs de saisie, les noms mal orthographiés, les champs mal renseignés (XXX ou 0000). Sans éléments fiables, il est difficile de pleinement exploiter la base.

 

Avant utilisation, les données doivent être complétées et vérifiées. Cette action chronophage peut cependant être évitée avec un fichier correctement renseigné.

Par exemple, la validation et la normalisation des adresses postales par le biais d’une sirétisation, permettra de réduire le nombre d’erreurs lors d’envois postaux.

 

  • Analyser le profil de votre clientèle

L’enrichissement de la base en code activité (nomenclature Insee des NAF), en adresse postale ou en effectif donne des informations précieuses sur les entreprises composant votre clientèle.

L’ensemble de ces data permet de créer des segments, de calculer des taux de pénétration. Et ainsi définir les cibles et objectifs de demain.

 

  • Segmenter et personnaliser vos communications marketing

Le marketing de masse a ses limites. Aujourd’hui, les directions marketing préfèrent adresser des campagnes ciblées, en adéquation avec les besoins des clients.

La création d’une segmentation, c’est-à-dire la découpe du marché en différents groupes. Cela permet de personnaliser le message, de le rendre plus pertinent et donc plus impactant.

Cette pratique permet d’améliorer le taux de retour et de développer l’engagement de votre cible.

 

  • Prospecter des entreprises solvables

Nettoyer la base de données induit d’identifier les établissements actifs et inactifs. Cela constitue un premier tri dans les tiers à exclure de la prospection commerciale.

Il est également possible, à partir d’un SIRET, de réaliser une recherche de score financier afin de vérifier la santé financière de l’établissement.

Qui aurait envie de démarcher une entreprise en cessation de paiement ?

 

La base de données d’une entreprise est une mine d’informations à condition qu’elle soit convenablement paramétrée.

Comme nous avons pu le voir, la mauvaise qualité d’un fichier fait perdre en temps et en efficacité.

 

Heureusement, des traitements existent pour améliorer la connaissance client et la fiabilité des informations.

Pour aller plus loin, les données INSEE liées aux entreprises permettent d’enrichir une base. Celles-ci s’intégreront alors en complément des éléments précédemment collectés.

Afin d’optimiser le maintien à jour dans le temps, il existe des API pour être alerté de l’évolution des comptes. Comme en cas de liquidation ou changement de note de solvabilité.

Business Link vous accompagne dans le traitement de votre base de données ainsi que l’élaboration de campagnes email marketing B2B.

 

Pour approfondir les questions liées à la gestion d’entreprise, n’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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