Gestion du poste clients : les 3 axes importants

La gestion du poste clients, c’est le suivi de toutes les créances à partir de l’émission des factures, jusqu’à leurs encaissements, et éventuellement leurs recouvrements si nécessaire.
Ecrit par : Martin
10/09/2021 - 4 min de lecture
Sujets : Paiement

La gestion du post client, c’est la source d’angoisse de l’entrepreneur. L’un des grands risques pour la trésorerie d’une entreprise. Nous vous en parlions lors de notre premier article sur le sujet. La gestion du poste clients est un élément fondamental de la santé financière d’une entreprise. 

L’un des piliers sur lesquels elle s’appuie.

La question des acteurs impliqués dans cette gestion est donc primordiale. 

Et il arrive régulièrement que la gestion du poste clients soit dédiée à une équipe à part. Des spécialistes de l’après-vente s’occupent de la facturation et des encaissements.

Toutefois, la gestion du poste clients demande une collaboration entre les équipes impliquées tout le long de la relation client. Et notamment les sales, qui ont un rôle clé à jouer pour améliorer cette gestion. 

 

Qu’est-ce que la gestion du poste clients ?

 

Le poste clients est l’ensemble de l’encours client enregistré de la société. C’est-à-dire toutes les factures émises qui n’ont pas encore été réglées. 

Soit parce qu’elles ne sont pas encore arrivées à échéance, soit parce qu’il s’agit d’un retard de paiement.

Il s’agit d’un actif de l’entreprise, au même titre que les immobilisations. Une bonne gestion de ce poste peut donc rapidement faire la différence entre une société avec une bonne situation financière et une qui périclite. Elle pourra notamment influencer le BFR (Besoin en fonds de roulement) de l’entreprise.

Cette gestion s’étale sur l’ensemble de la relation commerciale, de la négociation du contrat et des conditions de paiement jusqu’à l’éventuelle procédure de recouvrement de créances. Elle englobe l’analyse du risque-client, le suivi de la facture ou encore l’encaissement du paiement. 

 

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Comment gérer efficacement son poste clients ?

 

Une bonne gestion d’un poste clients passe par trois grands axes importants : 

  • la prévention du risque de délais de paiement
  • la gestion des créances
  • la stratégie de relance et recouvrement des impayés

 

A – La prévention

 

Prévenir c’est guérir !

Pour éviter de voir un débiteur laisser traîner une facture, il faut mener en amont une analyse du risque-client. 

Il faut rassembler toutes les informations disponibles sur la solvabilité d’un client potentiel afin d’essayer de détecter toute anomalie ou risque d’insolvabilité. Pour ça, n’hésitez pas à consulter les documents que vous pouvez parfois trouver en ligne (compte de résultats, CA, potentielle mise en faillite etc…). Questionnez aussi d’autres professionnels ayant travaillé avec ce client pour connaître ses habitudes de paiement.

De plus, une bonne prévention passe par une bonne relation commerciale. Plus la communication sera facile et régulière avec un client, plus les retards de paiement pourront s’anticiper bien avant qu’ils ne deviennent de véritables problèmes.

 

B – La gestion des créances

 

La gestion des créances demande une certaine organisation. 

Pour qu’elle soit optimale, il est nécessaire de mettre en place des processus au sein de votre entreprise afin de ne jamais être pris de court.

Il est donc important de bien déterminer qui fait quoi en interne au sujet des créances et de mettre un outil en place. Il va permettre un suivi clair des différentes factures en cours, des paiements à venir et des retards de paiement.

Un outil comme Soan vous permet par exemple de suivre les différents flux de trésorerie de votre entreprise et notamment le montant des factures non échues pour le mois et celles en retard.

Avoir un suivi global de vos créances va vous permettre de gérer plus stratégiquement votre trésorerie en anticipant les rentrées et sorties d’argent. Tout comme les éventuels retards.

Et pour éviter ceux-ci, facilitez au maximum le paiement pour vos clients.

Vous pouvez proposer différents modes de paiement ou offrir des conditions de paiement préférentielles. C’est par exemple le cas de l’escompte qui offre une remise au débiteur qui règle sa facture rapidement.

Enfin, il faut que vous ayez une stratégie prête à l’emploi lorsque vous constatez un délai de paiement.

 

C – La stratégie de relance et de recouvrement

 

Le dernier pilier de la gestion du poste clients est la marche à suivre lorsqu’une facture dépasse sa date d’échéance sans être réglée.

Pour ça vous devez établir plusieurs points importants. 

Quand les relances vont être envoyées et sur quel ton et à quel moment lancer la procédure de recouvrement. Également si vous vous faites accompagner par un médiateur lors du recouvrement amiable, si vous vous tournez vers un contrat d’affacturage etc…

Il sera essentiel d’utiliser tous ces moyens à votre disposition rapidement lorsqu’un souci est identifié et vous n’aurez pas le temps de vous demander quelle est la meilleure stratégie à adopter. Donc élaborez dès à présent votre procédure en cas de facture impayée.

Les trois piliers d’une bonne gestion du poste créances reposent beaucoup sur la connaissance des clients et sur la relation entretenue avec eux. Or qui mieux que les sales sont en position d’améliorer l’ensemble de ces axes ?

 

Pourquoi intégrer les sales améliore la gestion du poste clients 

 

L’équipe commerciale est constamment en contact avec le terrain.

Ce sont les sales qui nouent des relations avec vos clients. Ce sont eux qui négocient les conditions du contrat. C’est vers eux que se tournent vos clients en cas de questions ou de problèmes. 

Informer et sensibiliser l’équipe sales sur l’importance de la gestion du poste clients est donc essentiel. Avec une meilleure connaissance de ce sujet, votre équipe commerciale prêtera plus d’attention au risque-client. Mais aussi aux conditions de paiement ou au délai de règlement et ne sera pas uniquement concentrée sur l’idée de gagner un contrat à tout prix.

De plus, puisque les sales ont déjà une relation privilégiée avec les clients, ils auront de meilleurs résultats dans la gestion d’éventuels problèmes comme les retards de paiement. Il est plus difficile pour un client d’ignorer la relance de quelqu’un avec qui il parle régulièrement depuis 3 mois que d’une personne de l’équipe dont il n’a jamais entendu parler.

Impliquer vos sales dès le départ vous assurera donc de meilleurs résultats sur le long terme dans la gestion de votre poste clients.

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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