Recouvrement des impayés : comment mettre un process efficace en place ?

Lorsqu’une facture dépasse sa date d’échéance, la rapidité de réaction va souvent faire la différence entre un paiement récupéré et un impayé. Tout savoir sur le process de recouvrement des impayés.
Ecrit par : Martin
29/06/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Trésorerie

L’importance du pré-recouvrement

Tout savoir sur le process de recouvrement des impayés. Il est essentiel de mettre en place au sein de votre société un process de recouvrement des impayés efficace et simple à suivre afin de pouvoir agir rapidement. Selon une étude du cabinet Altares, à partir de 30 jours de retard, le risque que le débiteur ne règle jamais sa dette est même multiplié par 6 !

Voyons ensemble les points importants à garder en tête au moment de l’élaborer.

 

1 – Savoir bien choisir son client

On l’oublie trop souvent, mais le meilleur moyen d’éviter le recouvrement, c’est de bien planifier la relation commerciale avant même qu’elle ne débute.

La première étape de votre processus de recouvrement est donc de mettre en place un système pour bien choisir vos clients.

Beaucoup d’entreprises ne se posent pas la question de la solvabilité de leur client avant de signer le contrat. Les dirigeants sont contents d’ajouter un nouveau client à leur portefeuille et n’anticipent pas suffisamment les éventuels problèmes.

Ne faites pas cette erreur !

Process recouvrement des impayés

 

Pour évaluer un nouveau client, la solution peut être d’utiliser un outil de scoring. Cet outil recoupe les données existantes et donne une note et un indice de risque à un client. Plus ce risque est élevé, plus les chances d’un défaut de paiement sont importantes.

Il est aussi intéressant d’effectuer un travail de prise de références auprès d’autres partenaires commerciaux de ce potentiel client. L’objectif étant de savoir quelles sont ses pratiques en matière de paiement.

Ces deux approches vous donneront des éléments pour évaluer le risque d’impayés que représente potentiellement un futur client. Ils vous permettront de vous décider en toute connaissance de cause.

Une fois le client validé et signé, la deuxième étape du processus va être de communiquer avec lui. Il est primordial de garder le plus possible les canaux de communication ouverts pour voir arriver de loin un possible problème.

 

2 – Surveiller et communiquer

Lorsque des factures sont en attente de paiement, 2 actions clés doivent avoir lieu en interne : la surveillance et la communication.

La surveillance va permettre de détecter rapidement les problèmes et d’agir vite. Un bon processus de recouvrement implique donc de savoir ce qu’il faut surveiller attentivement.

 

Factures impayéesNe perdez jamais vos factures des yeux


Vous devez donc pouvoir segmenter les factures en fonction de plusieurs critères comme :

  • l‘importance du client pour l’entreprise
  • l’historique de la relation
  • la proximité de la date d’échéance
  • le montant de la créance

Vous pouvez aussi préparer des procédures spécifiques par catégorie (nombre de relances, format des relances etc…).

En effet, vous ne traiterez pas de la même manière un client historique comme un mauvais payeur la veille de son échéance.

Relation client :

Vous devez donc pouvoir établir ces “catégories” pour savoir sur lesquelles garder un œil. En plus d’une surveillance attentive, garder les canaux de communication ouverts et actifs est aussi décisif dans votre processus de pré-recouvrement.

Les commerciaux sont le lien entre l’entreprise et son client. C’est donc eux qui seront les mieux placés pour détecter en amont un problème potentiel. Ils doivent maintenir un contact régulier même lorsque le contrat a été signé et la prestation effectuée afin d’anticiper les problèmes.

Ils peuvent notamment prendre la température lors de la réception de la prestation ou de la marchandise. Cela permet d’anticiper un éventuel blocage ou mécontentement de la part du client et de le régler immédiatement.

Enfin, durant cette phase, il ne faut pas hésiter à envoyer des rappels au sujet de la facture. Il ne faut pas que le problème apparaisse une fois l’échéance passée. S’il est bien dosé et cordial, ce genre de rappels sera vu comme un signe de sérieux et de professionnalisme par le client.

Votre processus progresse !

Vous savez comment choisir vos clients, vous avez créé vos catégories à surveiller et vous tous vos canaux de communication sont ouverts et actifs. Les premières étapes de votre processus de recouvrement sont donc en place pour minimiser le risque d’arriver un jour à une facture non payée.

Malheureusement, des créances impayées finissent toujours par apparaître dans la vie d’une entreprise. Vous devez donc être prêt(e) à cette éventualité.

 

Se préparer à tout

“Le bon général a gagné la bataille avant de l’engager” disait Sun-Tzu. Et bien pour le recouvrement, c’est pareil !

La clé d’un processus réussi, c’est la préparation en amont du problème. Vous devez planifier le plus possible en avance pour n’avoir qu’à suivre le plan le jour où un débiteur vous fait défaut.

 

1 – Anticiper les problèmes

Comme on l’a vu, le mot d’ordre en cas de facture impayée pour les créanciers est la rapidité d’action.

Le moment où des retards de paiement apparaissent n’est donc pas le moment de vous demander quelle est la marche à suivre. Celle-ci doit déjà être prête à l’emploi !
Pour cela vous devez anticiper le plus possible les obstacles qui vont se présenter lors de la procédure de recouvrement. Toutes les possibles causes de litiges et de perte de temps doivent être prévues en amont. Cela permet de lancer une procédure de recouvrement efficace et réussie à tous les coups.

 

ImpayésPlanifiez et anticipez !

 

Une bonne première étape est de vous assurer que vos Conditions Générales de Vente anticipent toutes les questions qui pourront se poser en cas de défaut de paiement.

Elles doivent préciser plusieurs points importants, notamment :

  • un délai de contestation limité dans le temps pour le débiteur
  • le tribunal compétent
  • le droit applicable
  • les pénalités de retard
  • une clause de réserve de propriété si vous livrez un produit

Cela permet de ne pas laisser de place au doute ou à l’interprétation en cas de problème. Évidemment, elles doivent toujours être signées par votre client au moment de la conclusion du contrat.

 

Les bonnes pratiques :

Il peut aussi être pertinent de définir des limites de crédit adaptées au client : Par exemple, une somme maximum de crédit permise. Il faut aussi chercher à obtenir des garanties comme un cautionnement lorsque c’est possible.

Enfin, systématiser une demande d’acompte permet à votre entreprise de recevoir une partie du paiement. Cela renforce votre trésorerie et diminue l’impact que pourra avoir un problème à l’échéance de la facture.

Un autre point important est la préparation en amont des documents types :

  • emails
  • lettres de relance
  • lettre de mise en demeure de payer

afin de ne pas avoir à perdre du temps lorsqu’un tel document sera nécessaire.

Vous aurez déjà tous ces modèles prêts à l’emploi afin de pouvoir piocher dedans en cas de besoin.

Vous devez aussi avoir choisi les bons outils et les bons partenaires avant que les problèmes ne commencent pour rapidement pouvoir vous appuyer dessus.

 

2 – Établir une marche à suivre

En tant que créancier, une facture qui dépasse sa date d’échéance va demander une multitude d’actions et de décisions à prendre rapidement.

Tout le processus de recouvrement à élaborer en amont sert à diminuer ces décisions pour vous permettre d’agir plus vite. L’une des décisions essentielles à prendre est de savoir sur quel partenaire vous appuyer si une procédure de recouvrement devait voir le jour.

De ce choix vont dépendre vos chances de succès, les procédures privilégiées, la rapidité des actions de recouvrement, le choix des professionnels impliqués (comme les huissiers de justice par exemple) etc…

 

Autant dire qu’il ne s’agit pas d’un choix à faire à la va-vite !

 

Pouvoir déléguer et automatiser votre procédure de recouvrement va vous faire gagner énormément de temps. Vous pouvez donc déjà vous entretenir avec des sociétés de recouvrement ou utiliser des services comme celui de Soan. 👉 Pour lancer une procédure de recouvrement en quelques clics seulement.

À noter que Soan, est en partenariat avec Euler Hermes,le leader Européen en Europe du recouvrement.

Un bon partenaire vous accompagnera dès le moment du défaut de paiement. Il vous aidera à avancer lors des procédures de recouvrement amiable et judiciaire.

Tous ces conseils peuvent commencer à être appliqués dès la fin de cet article en gardant en tête une règle très simple : de votre préparation dépendra bien souvent le succès de votre recouvrement.
Alors n’hésitez pas à reprendre cet article point par point pour être sûr que votre processus de recouvrement est complet et prêt à entrer en action.

Vous rêvez d’un monde où vous ne l’utilisez presque jamais parce que tous vos clients vous payent en temps et en heure ? Jetez un coup d’œil à Soan et votre rêve pourrait rapidement devenir une réalité 😉

 

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