Relancez vos factures impayées : Soan à la pointe !

Les retards de paiement n’épargnent aucune entreprise. Cette problématique concerne tout le monde et peut avoir un impact considérable sur la santé financière d’une société (décalages de trésorerie, augmentation du BFR = besoin en fond de roulements, perte de temps)…
Ecrit par : Louis
22/06/2021 - 3 min de lecture
Sujets : Paiement

Pourtant, beaucoup se retrouvent démunis face à cette situation.

Et pour cause, plusieurs raisons peuvent expliquer les retards de paiement : 

  • Ne pas connaître les bons réflexes
  • Avoir peur d’altérer sa relation clients et ses relations commerciales
  • Ne pas se sentir légitime de réclamer une facture quand la date d’échéance est dépassée de seulement quelques jours
  • Penser que c’est perdu d’avance face à une entreprise de taille plus importante

Dans cet article, nous allons vous donner les clés pour mieux appréhender ce type de cas et ne plus avoir à subir ce problème. Bien-sûr, nous vous donnerons également quelques conseils pour préserver vos relations clients.

 

Quand envoyer la première relance d’une facture impayée ?

 

Relancez pour la première fois peut faire peur. Ce n’est jamais agréable de relancer un client. Pourtant, c’est dans vos droits et vous devez adopter ce réflexe de manière systématique dans votre trésorerie.

Par ailleurs, c’est un geste assez élégant vis-à-vis de votre client, car la lettre de relance n’est pas obligatoire. Certains se tournent sans hésiter vers des procédures juridiques en cas d’impayés sans passer par cette étape préliminaire. (À éviter si vous souhaitez garder une bonne relation client).

L’envoie d’une lettre de rappel de facture impayée ne doit pas se faire avant sa date d’échéance. En revanche, à partir du moment où la date limite de votre facture est dépassée, vous devez agir le plus rapidement possible !

Le raisonnement est simple : Plus vite vous envoyez votre lettre de relance, plus vite vous pourrez être payé.

Côté client, moins le délai de paiement est important, moins les pénalités de retard seront importantes. Car, oui, si vous avez fixé des pénalités de retard au moment d’émettre votre facture, elles s’appliquent à partir du moment où il y a un retard de paiement.

L’erreur la plus courante est de sous-estimer les conséquences d’un délai de paiement sur la santé financière d’une entreprise (64% des factures sont réglées avec un retard de paiement).

Chaque année, 16 milliards d’euros sont perdus par les PME (cf. L’express), n’ayez donc aucun doute sur votre légitimité à envoyer une relance.

Plusieurs raisons peuvent-être à l’origine d’un retard de paiement : 

  • Difficultés financières
  • Problème avec le prix proposé ou la prestation, litige, etc.
  • Oubli de la part de votre client ou mauvaise foi

 

Comment faire une bonne lettre de relance d’une facture impayée ?

 

Plusieurs choses sont à privilégier pour faire une bonne lettre de relance, d’autres sont à éviter.

 

relance facture impayée

 

Ce qu’il ne faut pas faire : 

En cas de retards de paiements ou de non-paiement, certains comportements peuvent jouer en votre défaveur.

En effet, il y a des actions à ne pas faire, car en plus de vous éloigner de votre objectif initial, elles peuvent être réprimandées par la loi.

Voici ce que vous devez éviter :

  • Envoyer une lettre de recouvrement agressive
  • Menacer votre client d’intégrer son nom sur la base de donnée de mauvais payeurs
  • Divulguer la situation à d’autres personnes dans le but de pénaliser votre client

 

Afin d’augmenter les chances de récupérer vos factures impayées, il est recommandé d’écrire une lettre de relance claire. Par ailleurs, votre lettre doit comporter des éléments essentiels de sorte à mettre toutes les chances de votre côté pour que le créancier vous paye.

La relance peut se faire par mail, ou bien par courrier avec une lettre recommandée et accusé.

En outre, cela permettra de préserver vos relations commerciales.

Écrire une bonne lettre de relance permet également de se diriger vers un recouvrement à l’amiable si nécessaire.

Voici les éléments indispensables à intégrer à une lettre de relance :

  • Numéro et date de la facture qui doit être réglée
  • Le montant de la facture et les pénalités de retards appliquées
  • La date d’échéance de la créance
  • L’élément ou les éléments de la facture (services, produits)
  • La demande de paiement en mentionnant qu’elle doit être envoyée de brefs délais

 

Que faire si malgré tout, vous n’avez pas de retour de votre client ?

 

De manière générale, il est conseillé de relancer son client jusqu’à trois fois pour une facture impayée. Si cela ne suffit pas, vous devez procéder à la première étape du recouvrement : envoyer une lettre de mise en demeure.

La lettre de mise en demeure peut vous permettre de régler un litige à l’amiable. Mais contrairement à la relance d’une facture impayée, elle est obligatoire avant d’engager une procédure judiciaire. C’est seulement ensuite que vous pourrez avoir recours à du recouvrement (judiciaire ou amiable) de créances impayées. Votre client aura l’injonction de payer.

Les statistiques sur le recouvrement sont encourageantes : 90 % des procédures de recouvrement se font à l’amiable avec le débiteur.

La lettre de mise en demeure fera d’ailleurs l’objet d’un prochain article !

 

Les relances chez Soan

 

Chez Soan, nous mettons à votre disposition tous les outils pour vous permettre de vous faire payer dans les délais prévus. 91 % des factures sont réglées sous 48h sur notre plateforme.

On considère que le plus important, c’est de vous faire payer dans les délais tout en préservant votre relation client. En effet, ce n’est pas dans notre philosophie de blâmer les clients qui ne payent pas les factures à temps. Comme dit précédemment, avoir des créances peut arriver à tout le monde, pour différentes raisons et on n’inscrira jamais vos clients sur les listes de mauvais payeurs, promis  😉

Mais pour vous épargner cette problématique, on a mis une place un système automatique de relance d’une facture impayée des clients.

 

Pourquoi ?

 

Pour vous libérer du temps et vous enlever le poids de savoir si la facture va être réglée dans les délais.

Vous pouvez quand même le vérifier, car vous avez accès à toutes les étapes de votre facturation en temps et en heure. Vous savez si votre client a réglé votre facture ou non avant même de recevoir votre paiement (ce qui évite d’envoyer une lettre de relance alors que votre client vous a déjà payé…)

On vous offre également la possibilité de recouvrer vos factures peu importe votre type d’entreprise (TPE, PME, Auto-entrepreneur, micro-entrepreneur…) grâce à notre partenaire Euler Hermes, société d’experts du recouvrement.

Sur Soan, un mail de relance est envoyé à votre client en lui rappelant les infos nécessaires. Et bien-sûr, vous avez la possibilité de personnaliser le message qui va lui être envoyé et de pré-enregistrer un modèle de lettre !

Désormais, vous savez quelles sont les actions à mettre en place quand vous faites face à des factures en retard !

 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article !

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