Utiliser un système d’archivage électronique dans le secteur juridique

Un système de gestion des documents permet d’aider au quotidien les professionnels du droit. Cela contribue grandement au développement de la société.
Écrit par : Cyril
20/06/2022 - 3 min de lecture
Sujets : Trésorerie

La gestion des documents est essentielle dans une entreprise. D’autant plus dans le secteur juridique, ces professionnels sont confrontés à une multitude de documents bureautiques. 

Le fait d’avoir un espace de stockage dédié contribue grandement au développement de la société, que ce soit pour un cabinet ou un avocat. 

 

Mais beaucoup de professionnels du droit ont pris du retard sur les processus de dématérialisation et archivent encore leurs documents sur papier. 

Il est essentiel de se digitaliser grâce à une solution dédiée, comme Soan, afin d’établir de nouveaux processus et d’être en avance vis-à-vis de la future loi de dématérialisation

Il est important de préciser qu’un fichier au format numérique a la même valeur juridique qu’un document papier. 

 

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Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

 

Pour commencer, un système d’archivage électronique (SAE) permet de conserver n’importe quel document dématérialisé. Et la durée d’archivage des factures et fichiers s’établit sur le long terme. 

De plus, cela permet de certifier le cadre juridique des documents dématérialisés. Vous pourrez en faire des copies pour vous organiser mais il faut conserver les originaux. 

 

Concrètement, l’entreprise pourra garder une trace des modifications et avoir un accès aux archives à n’importe quel moment. Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique afin de tout centraliser. 

Un système de gestion des documents permet d’aider au quotidien les professionnels du droit. En effet, il facilite la recherche et la modification des fichiers numériques. Ils peuvent gérer les archives facilement et assurer une traçabilité constante. 

 

Pourquoi opter pour un service d’archivage électronique ?

 

Il est préférable, en amont, d’élaborer une politique d’archivage des données dématérialisées. Cette dernière sera différente pour chaque entreprise. Selon le volume de clients, d’affaires ou de revenus, un cabinet ou un avocat indépendant n’auront pas les mêmes besoins dans l’archivage de leurs documents électroniques. 

 

Il faudra mentionner : 

  • La liste des documents à archiver
  • Les objectifs définis de cette politique
  • La liste des personnes ayant accès aux archives et leurs droits de modification
  • Un brief concernant les spécifications des documents stockés. 

 

Ce document électronique sera utile en cas de litige afin de prouver la fiabilité de vos procédures d’archivage. 

Mais également pour votre entreprise, il est préférable de garder une trace de vos documents. La conservation numérique sera un réel avantage pour le développement de votre société. 

 

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Les objectifs de l’archivage numérique

 

Pour un professionnel du droit, le fait de mettre en place un système d’archive permet de répondre à 4 grands buts. 

 

1. La confidentialité

 

Les données numériques sont conservées via un coffre-fort électronique dédié à l’entreprise. De plus, afin d’y avoir accès, il y a un contrôle poussé de l’identification de la personne qui souhaite y accéder. 

Vous pourrez également définir des accès à certaines personnes afin d’avoir une sécurisation maximale des documents. 

Cela vous permettra d’avoir un suivi des modifications apportées et de veiller à la conformité des fichiers. 

 

2. L’intégrité

 

La numérisation de documents vous permet d’avoir une traçabilité bien plus élevée. Vous pourrez certifier l’intégrité des dossiers au sein de votre logiciel d’archivage. Chaque document se voit attribuer une empreinte numérique unique, dans le but de conserver son intégrité. 

Il faut également respecter les durées de conservation de ces documents afin d’être en accord avec les normes légales. 

 

3. La réversibilité

 

Il est primordial d’adopter une solution de réversibilité des documents. Cela permettra de récupérer les fichiers, en effet le cycle de vie des archives courantes peut dépasser celle du système d’archivage électronique. 

Vous devrez également mettre en place un processus d’automatisation des archives électroniques en interne afin de pallier aux problèmes potentiels du système. 

 

4. La sécurité

 

L’utilisation d’un système d’archivage électronique permet d’apporter une sécurité renforcée à vos documents. En effet, toutes les modifications, les ajouts et suppressions sont notifiés et retrouvables. Vous pouvez mettre en place des sauvegardes récurrentes dans le but de ne perdre aucun document

De plus, pour modifier un fichier, une signature électronique sera attribuée à chaque collaborateur pour assurer un suivi précis. 

 

Dématérialisation des documents, quel intérêt pour le secteur du droit ?

 

Un professionnel du droit est amené à produire et à avoir entre les mains une multitude de documents, et bien souvent, ils sont encore sur papier. Hors, en passant à la dématérialisation et en utilisant une solution d’archivage électronique, ils pourront simplifier leur quotidien.
Fini les documents perdus. Vous pourrez retrouver n’importe quel fichier en quelques secondes et gardez une trace de toutes vos affaires au même endroit. 

 

Il est possible de numériser ses documents. En effet, vous pouvez partir de vos documents papiers afin de créer des fichiers électroniques. Vous pourrez utiliser un système de gestion électronique de documents (GED) afin de simplifier vos procédés au quotidien. 

Si vous souhaitez dématérialiser vos processus et en finir avec le papier. Vous pouvez commencer par toutes vos archives papiers afin d’avoir une base de documents numériques. Puis, vos procédés d’émission et de transmission pourront se digitaliser plus facilement. 

Vous pouvez grâce à Soan dématérialiser l’intégralité de vos processus et vous concentrer sur votre activité. 

 

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